Google Planilhas – O Guia Definitivo

Está precisando de um guia completo para aprender a usar o Google Planilhas? Então você está no lugar certo!

Lançado oficialmente no ano de 2007 por meio do Google Docs, o editor de planilhas do Google se tornou ao longo dos anos um dos mais populares, já que cada vez mais empresas e pessoas estão aderindo a esta ferramenta.

O Google Planilhas é um aplicativo gratuito baseado na Web que permite fazer tudo o que um aplicativo típico de planilhas deve: cálculos, tabelas dinâmicas, gráficos, fórmulas, entre outros. Além disso, ele está totalmente integrado à plataforma Google e tem uma enorme biblioteca de complementos de terceiros. Acima de tudo, ele permite colaborar com seus colegas de equipe em tempo real.

Se você é um iniciante ou simplesmente está lutando para trabalhar com Planilhas no Google, este guia ajudará você a aprender tudo o que precisa: desde fórmulas a geração de relatórios. Confira!

Navegue pelos tópicos de seu interesse:

  1. Glossário do Google Planilhas
  2. Google Planilhas: Primeiros Passos
  3. Google Planilhas: Modelos prontos
  4. Compartilhando Planilhas (Edição e Comentários)
  5. Portabilidade de dados
  6. Teclas de atalho para o Google Planilhas
  7. Funções no Google Planilhas
  8. Complementos do Google Planilhas
  9. Trabalhando Offline no Google Planilhas

Glossário do Google Planilhas

B

Barra: Um tipo de gráfico que descreve e compara dados categóricos. O comprimento de cada barra representa o valor agregado dessa categoria específica.

C

Célula: É a área retangular formada pelo entrecruzamento de linhas e colunas. O nome da célula é usado para identificar uma célula.

Célula ativa: A célula que você selecionou para inserir dados. Se você deseja alterar a célula, usando o mouse ou o teclado, clique em outra célula.

Célula âncora: A primeira célula destacada em um intervalo. Esta célula permanece destacada em branco, ao contrário de outras células destacadas em azul.

Coluna: são as linhas da planilha que são executadas verticalmente.

F

Filtro: Estabeleça critérios para decidir como você deseja que os dados sejam exibidos na tela. Depois que os filtros forem colocados em prática, os dados que não atenderem aos seus critérios desaparecerão temporariamente da sua planilha. Os dados podem ser visualizados novamente quando os filtros são desativados.

Fórmula: Uma função de dados que calcula os resultados e os exibe na célula ativa. A fórmula é escrita usando referências de célula e começa com um sinal ‘=’. Por exemplo: = A2 + B2. Ele pegará o valor de A2 e B2 e os adicionará.

Função: São usadas ​​para inserir fórmulas complexas. As funções começam com um sinal ‘=’ e usam referências de célula. Por exemplo: =SOMA(A2:A22) adicionará todos os valores das células A2 a 22.

I

Intervalo: Um grupo de células selecionado. Se um grupo de células for selecionado em conjunto, elas serão chamadas como intervalo adjacente e, se houver intervalos entre as células selecionadas, elas serão chamadas como células não adjacentes. Um intervalo adjacente possui referências de células separadas por um ponto e vírgula e as referências de células de intervalo não adjacentes são separadas por uma vírgula. Exemplos de adjacentes e não adjacentes, respectivamente – E5:F5 e A9,G7,P4.

R

Referência de Célula: É um nome que é usado para identificar a célula. Por exemplo, a célula na coluna “A”  na linha “3” seria a célula A3

V

Valor: São os dados numéricos inseridos na célula. Pode fazer referência a fórmulas e funções e é usado em cálculos.



Google Planilhas: Primeiros Passos

Para dominar o Google Planilhas, primeiro você precisa passar pelo básico. Quanto melhor for a sua base, melhor será o aprendizado. Esses recursos a princípio podem parecer genéricos, mas serão fundamentais para você dominar a ferramenta.

Observação: Para criar a sua primeira planilha no Google Planilhas, é necessário estar logado em sua conta Gmail, que lhe dará acesso ao G Suite. Caso não possua ainda uma conta Gmail, clique aqui para criá-la em poucos minutos.

1. Criando uma Planilha

  1. Acesse o Google Planilhas através deste link e faça login na plataforma utilizando a sua conta Gmail.
  2. Ao fazer login, na página inicial, clique em + para criar um arquivo em branco ou se preferir, você optar pela galeria de modelos prontos.

Criando uma Planilha no Google Sheets

E se você estiver usando o Google Drive:

  1. Clique em Novo e selecione Planilhas Google.
  2. Escolha Planilha em branco ou Com base em um modelo para criar uma nova planilha.

Como criar uma planilha no Google Planilhas

2. Insira dados, salve e renomeie

Após criar uma planilha, você pode começar a inserir dados. O Google Planilhas possui um recurso de salvamento automático, o que acaba economizando o tempo de salvar manualmente o seu trabalho.

1. Por padrão, sua planilha será chamada de Planilha sem título, para alterar o nome, basta clicar no nome e digitar um novo nome.

Como renomear planilha google sheets

2. Clique em uma célula e comece a inserir dados.

3. Para adicionar notas, funções, gráficos, imagens, desenho, links, formulário e mais, clique em Inserir.

Como inserir dados em célula

3. Formatando dados

Selecione a célula que você deseja personalizar e use o menu e a barra de ferramentas para personalizar os dados. Abaixo apresentamos algumas das opções que você pode usar:

Editar: Nesta guia você pode pesquisar e substituir palavras em sua planilha usando Localizar e substituir. Além disso, também é possível excluir notas com facilidade, apenas clicando em Limpar Notas.

Como formatar dados em uma planilha do google

Formatar: Nesta guia você poderá escolher entre uma ampla variedade de opções de fontes para formatar o texto, incluindo: Tamanho da fonte, Negrito, Itálico e Sublinhado. Estabeleça condições para formatar células, linhas e colunas usando a Formatação condicional.

Conhecendo a guia de formatação do google planilhas

Dados: Se você precisa criar uma lista suspensa no Google Planilhas, então você encontrá a opção na guia Dados > Validação de Dados. Essa guia também conta com a ferramenta de Filtro, entre outros recursos.

Conhecendo a guia dados

4. Manipulando células, linhas e colunas

Inserir linhas e colunas: Selecione uma célula ou um bloco de células, clique em Inserir e escolha onde você deseja adicionar a linha, a coluna ou as células.

Como manipular células, linhas e colunas

Deletar linhas e colunas: Clique com o botão direito do mouse na linha ou coluna que deseja remover e selecione Excluir ou Ocultar.

excluir linhas no google planilhas

Mover linhas e colunas: selecione o número da linha ou a letra da coluna e arraste-o para o novo local desejado.

Como Mover linhas e colunas no google sheets

Excluir célula ou conjunto de células: Clique na célula / conjunto de células que você deseja excluir. Clique em Editar > Excluir células e desloque para cima ou Editar > Excluir células e mova para a esquerda.

Como Excluir célula ou conjunto de células


5. Trabalhando com Múltiplas Folhas

O Google Planilhas permite que você trabalhe em várias planilhas do mesmo arquivo. Para isso, confira os passos abaixo:

1. Para adicionar uma folha, clique em Adicionar folha na parte inferior da folha.

Como adicionar nova folha no Google Planilhas

2. Para excluir uma planilha, clique na seta para baixo na guia da planilha, localizada na parte inferior da planilha, selecione Excluir.

Excluir folha no Google Planilhas

3. Para criar uma cópia, basta clicar na seta para baixo na guia da planilha e escolher a opção Duplicar.

duplicar folha no google planilhas

6. Conhecendo o Histórico de versões

Além de disponibilizar o recurso de salvamento automático, as Planilhas do Google também permitem que você navegue pelas versões anteriores da mesma planilha. Isso significa que, se você acredita que uma versão mais antiga da sua planilha é mais adequada do que a versão atual, basta clicar na versão específica e selecionar Restaurar esta revisão, fazendo com que a sua planilha antiga esteja de volta.

Para acessar o histórico de versões, basta clicar na mensagem onde diz “A última versão foi feita há…

acessar Histórico de versões

Como usar o Histórico de versões Google Planilhas

7. Inserindo Imagens

Assim como no Microsoft Excel, no Google Planilhas também é possível trabalhar com imagens. Para inserir uma imagem, acesse a guia Inserir > Imagem > Imagem na célula ou Imagem sobre as células.

Inserir imagens

O Google Planilhas permite que você adicione imagens fazendo upload do seu computador, tirando uma foto da webcam, inserindo a URL de uma imagem, usando fotos de álbuns, imagens que estão no seu Google Drive ou fazer uma pesquisa de imagens na internet.

Como carregar uma imagem

8. Texto em colunas

Dividir um texto que é separado por uma vírgula, em diferentes colunas pode ser uma tarefa muito útil quando se baixa planilhas da internet ou se insere dados de fontes externas em sua planilha.

Para dividir os dados que ainda não foram inseridos na planilha:

1. Cole os dados que você deseja dividir em colunas em sua Planilha do Google.

2. Clique no botão Colar formatação > Dividir texto em colunas, ao lado da célula onde você colou os dados.

Converter Texto em colunas

9. Congelando Painéis

Outro recurso também presente no Google Planilhas é a opção para congelar painéis.

Esse recurso é muito interessante quando estamos trabalhando com planilhas muito grandes e precisamos usar a barra de rolagem constantemente. Assim, para facilitar a navegação em torno de planilhas grandes, você pode manter suas colunas ou linhas em um lugar fixo enquanto você rola para os lados ou para baixo.

Para congelar linhas ou colunas. Siga as etapas abaixo:

1. Selecione a linha ou coluna que você deseja congelar.

2. Na sua barra de menu, acesse a guia Exibir > Congelar.

3. Selecione o número de linhas ou colunas que você deseja congelar.

Congelar linha e colunas no Google Sheets


10. Configurando notificações por e-mail para atualizações de planilhas

Outro recurso muito interessante do Google Planilhas é a possibilidade de receber notificações por meio do seu Gmail sempre que alguém fizer uma alteração na sua planilha. Você receberá uma notificação detalhada sobre quais alterações foram feitas e qual membro fez a alteração. Se você está compartilhando uma planilha do Google Planilhas com outros usuários e deseja configurar uma notificação por e-mail, siga os passos abaixo:

1. Dentro da sua planilha, acesse a guia Ferramentas > Regras de notificação.

Configurar notificações por e-mail para atualizações de planilhas

2. Uma janela irá aparecer, selecione quando você quer ser notificado: Quando as alterações são feitas ou quando o usuário envia o formulário.

Configurar Regras de notificações

3. Na mesma janela, selecione como você deseja ser notificado: Email – um relatório por dia ou E-mail – imediatamente.

4. Depois de selecionar suas opções, clique em Salvar.

Agora que já abordamos o básico, é hora de conhecer os recursos mais detalhados disponíveis no Google Planilhas.

Google Planilhas: Modelos prontos

Se você busca economizar tempo na criação de planilhas, então saiba que o Google Planilhas também pode te dar uma mãozinha nesse aspecto.

Seja você um gerente de contas que precisa criar um relatório anual ou um professor que precisa acompanhar a frequência dos alunos ou uma pessoa que precisa criar uma lista de tarefas, existe um modelo do Planilhas Google para todos.

Modelos prontos do Google Planilhas

Você pode personalizar seu próprio modelo com base em suas necessidades. Além disso, o Google fornece aos usuários permissões de acesso limitadas, o que te possibilita aprovar e editar modelos, mas não permite que outros usuários alterem as configurações da planilha. Desse modo, os administradores que têm privilégios de acesso total à unidade e à planilha são os únicos autorizados a gerenciar os modelos. Isso protege os dados privilegiados, ao mesmo tempo, ajuda no gerenciamento de modelos personalizados de maneira escalonável.

Os modelos disponíveis no Google Planilhas podem ter muitas finalidades e existem alguns modelos exclusivos que se tornaram muito populares. Alguns deles são:

  • Lista de Tarefas
  • Gráfico de Gantt
  • Planejamento de casamento
  • Lista de presença
  • Demonstrativos financeiros
  • Orçamento mensal
  • Roteiro de viagem




Compartilhando Planilhas (Edição e Comentários)

Se você precisa compartilhar suas planilhas, então saiba que isso também é possível com o Google Planilhas. A ferramenta possibilita que você faça alterações, adicione comentários e compartilhe sua planilha sem esforço, garantindo que seus dados estejam protegidos e permaneçam intactos dentro do círculo de pessoas com acesso.

1. Compartilhamento

Compartilhar com um endereço de e-mail

Há momentos em que você deseja compartilhar seus dados com um número limitado de pessoas. É aqui que o Google Planilhas permite que você limite o compartilhamento com os endereços de e-mail apenas daqueles a quem você deseja fornecer acesso.

Compartilhar com um link

Se a sua planilha precisa ter acesso ilimitado, então basta optar pela opção de compartilhamento através de um link. Essa é uma maneira eficiente de compartilhar entre grandes equipes ou grupos onde, em vez de digitar endereços de e-mail, é possível simplesmente compartilhar gerar um link e compartilhá-lo.

Estabelecer ação

Escolha entre: pode editar, pode comentar, pode visualizar, para estabelecer a ação que você espera que outros membros realizem com sua planilha.

2. Edição

Edição simultânea

O Google Planilhas permite a edição simultânea, e até 50 membros compartilhados podem editar a mesma planilha em um determinado momento. Ele permite que os membros da equipe mantenham os dados atualizados, independentemente de sua localização.

Colaboração via chat

Para enriquecer a experiência de edição colaborativa, o Google Planilhas também oferece uma opção de bate-papo ao vivo. Ao editar, converse com outros editores para ajustar suas edições, o que também é possível para todos os colaboradores. Isso reduz situações de conflito e torna a edição uma experiência realmente envolvente.

Edição limitada

Talvez certas partes da sua planilha não podem ser editadas e você está preocupado com o fato de que, como sua planilha pode ser editada por outros membros, alguns dados específicos podem ser alterados. Esta é a sua rota de escape: você pode bloquear o cancelamento de determinadas seções do conteúdo da sua planilha por qualquer pessoa, exceto você. Basta seguir estas etapas simples:

1.  Selecione as células, que possuem dados que você deseja proteger.

2. Acesse a Dados > Páginas e intervalos protegidos

3. Selecione Definir permissões:

Definir Permissões Google Planilhas

4. Escolha Restringir quem pode editar esse intervalo e restrinja as alterações a determinadas pessoas.

Configurar Permissões de edição do intervalo

5. Clique em Concluído.

3. Comentários

Adicionando um comentário

No caso de você querer atribuir uma tarefa específica ou fazer uma observação em relação a uma seção específica da planilha, use o recurso de Comentários para endereçar tarefas e fazer comentários. Clique em Resolver para indicar que os comentários foram endereçados. Para adicionar um comentário, selecione a seção que deseja endereçar, acesse a opção Comentários no canto superior direito da sua planilha e clique em Comentar ou acesse a guia Inserir > Comentário.

Receba notificações por e-mail

Receba notificações por e-mail toda vez que um comentário for adicionado a uma planilha. Para garantir que você não receba comentários irrelevantes na sua caixa de entrada do Gmail, defina filtros para receber notificações por e-mail. Basta ir a Comentários > Notificações e escolher o seguinte:

Como funciona os Comentários Google Planilhas

Tudo: Se você acha que todos os comentários são igualmente importantes, você receberá notificações de todos os comentários.
Somente seus: Receba notificações que envolvem apenas você, assim você pode reduzir a confusão de e-mails e ser mais produtivo.
Nada: Você não receberá notificações referentes a comentários para essa planilha. Isso ajuda a reduzir a sobrecarga causada por todas as notificações indesejadas.

Portabilidade de dados

Quando se trata de portabilidade, o Google Planilhas também dá conta do recado, ou seja, até mesmo os usuários de outros softwares de edição de planilhas (Como o Excel, por exemplo), podem usar o Google Planilhas. Confira a seguir algumas funcionalidades da ferramenta no quesito portabilidade.

1. Importar dados

Se você tem uma planilha feita no Excel e precisa dessa mesma planilha no Google Planilhas, saiba que você não precisa recriá-la digitando os dados manualmente.

Em outras palavras, por que perder tempo quando você pode importar dados facilmente para o Google Planilhas rapidamente?

As importações de dados podem ser realizadas independentemente do formato original em que foram feitas, incluindo – HTML, RSS, XML e CSV. Importe seus inventários de produtos, postagens em blogs e muito mais diretamente no Planilhas Google sem suar a camisa. Abaixo estão algumas funções que facilitarão o processo de importação de dados:

  • IMPORTXML: Importa dados de qualquer um desses formatos – XML, HTML, CSV, TSV e feeds RSS e ATOM XML.
  • IMPORTDATA: Importa dados em um determinado URL no formato .csv (valor separado por vírgula) ou .tsv (valor separado por tabulação)
  • IMPORTFEED: Importa um feed RSS ou ATOM.
  • IMPORTHTML: Importa dados de uma tabela ou lista dentro de uma página HTML.
  • IMPORTRANGE: Importa um intervalo de células de uma planilha especificada.

2. Download em outros formatos

As planilhas do Google podem ser baixadas, facilitando a sua abertura em outros sistemas. Além disso, você pode baixar sua planilha em outros formatos como – Microsoft Excel (.xlsx), documento PDF (.pdf), .csv, .zip e muito mais. Para fazer o download da planilha acesse para Arquivo > Fazer download como e escolha o formato que melhor atenda às suas necessidades.

Quais são os Formatos aceitos no Google Planilhas

3. Envie uma cópia por e-mail como anexo

Se você precisar enviar uma planilha para seus colegas em um e-mail oficial, em vez de fazer o download e anexá-la ao seu e-mail, basta criar uma cópia de sua planilha e enviá-la por e-mail como um anexo. Para isso siga as etapas abaixo:

1. Acesse a guia Arquivo > Enviar por e-mail como anexo

2. Selecione um formato

3. Insira os endereços de e-mail ou os grupos de e-mail para os quais você deseja enviar a planilha.

4. Digite uma mensagem, se desejar, clique em Enviar.

Envie uma cópia por e-mail como anexo Planilhas

Teclas de atalho para o Google Planilhas

Para aumentar sua produtividade quando estiver trabalhando com as planilhas do Google, recomenda-se o uso das teclas de atalho. As teclas de atalho da planilha do Google são padronizadas em diferentes sistemas – Windows e Mac. A tabela abaixo ilustra o mesmo:

Principais Teclas de atalho para o Google Planilhas

Confira aqui todos os atalhos do Google Planilhas para Windows e Mac




Funções no Google Planilhas

Se você já trabalha com o Microsoft Excel, já deve estar familiarizado com as suas funções. A grande maiores delas estão presentes no Google Planilhas e além disso, você também poderá contar com outras funções exclusivas.

Funções comumente usadas

Confira aqui a lista completa de funções do Google Planilhas

Complementos do Google Planilhas

Se você ainda é do tipo de usuário que está com o pé atrás em relação ao uso do Google Planilhas, então com certeza mudará de ideia quando conhecer os complementos disponíveis na plataforma.

Os complementos do Google Planilhas funcionam de maneira semelhante às extensões do navegador. Eles são aplicativos de terceiros que você instala no Google Planilhas para obter recursos adicionais. Alguns complementos aumentam a produtividade e outros acrescentam recursos mais avançados.

Instalando complementos

1. Para obter um complemento, abra um arquivo novo ou existente no Google Planilhas, clique na guia Complementos > Instalar complementos.

Como usar Complementos Google Planilhas

2. Você pode navegar na lista de todos os complementos, usar o menu suspenso para classificar por categoria ou pesquisar usando a barra de pesquisa. Assim que você encontrar um complemento de sua preferência, clique no botão “Grátis” para instalar o complemento (se for um complemento pago, esse botão exibirá o preço de compra).

instalar complementos Google Planilhas

3. Ao instalar os complementos, você precisa conceder permissões específicas. Certifique-se de entender completamente as permissões e confie no desenvolvedor antes de instalar qualquer complemento. Clique em “Permitir” para concluir a instalação.

Como funciona a Permissão de acesso complementos Google

4. Após instalar um complemento, clique na guia Complementos para acessá-lo.

Dica: Para remover um complemento instalado, basta acessar a guia Complementos > Gerenciar Complementos. Na janela que se abrir, escolher o complemento a ser removido e clique Gerenciar > Remover.

Trabalhando Offline no Google Planilhas

Outro recurso interessante do Google Planilhas é que ele permite que você trabalhe em suas planilhas a partir de qualquer dispositivo Android ou iOS, mesmo que você não tenha conexão com a Internet. Para trabalhar com o Google Planilhas no modo offline, clique nos três pontos e ative Disponível off-line. Além disso, todas as alterações feitas no modo off-line serão automaticamente sincronizadas assim que você estiver conectado à Internet.

Trabalhando Offline em Planilhas do Google

Você também pode gostar das seguintes dicas:

E então, o que achou desse guia do Google Planilhas? Deixe o seu comentário abaixo, gostaríamos muito de conhecer a sua opinião! Para conferir mais dicas de Excel, continue acompanhando o Excel Easy!