Criando Dashboard no Excel (Guia Passo a Passo)

abril 23, 2019maio 18, 2020 admin 0 comentários

Se você sempre quis aprender a criar dashboard no Excel? Então esse artigo é para você!

Um Dashboard pode ser uma excelente ferramenta quando se trata de comparar dados e obter visualizações de conjunto de informações na hora de tomar decisões.

Neste guia, você aprenderá como criar Dashboards no Excel, além de práticas recomendadas no processo de criação, recursos e ferramentas que você pode usar no Excel, coisas a serem evitadas, dentre outras informações fundamentais. Confira!

Afinal, o que é Dashboard?

A palavra Dashboard significa Painel de Controle, ou seja, um Dashboard é basicamente um painel (tela) onde você pode ter o controle de informações.

Eles oferecem uma visão detalhada, ajudando você a tomar decisões rápidas. O principal objetivo de um Dashboard é simplificar os dados complexos e fornecer uma visão geral do status atual ou do desempenho em tempo real.

Os Dashboards são compostos por tabelas, gráficos, medidores, números e textos. Eles podem ser usados em qualquer área, para praticamente qualquer finalidade. Por exemplo, você pode criar um dashboard para um projeto, um dashboard financeiro, um dashboard para marketing e entre outros.

Como criar um Dashboard no Excel?

Existem diferentes ferramentas para criar e trabalhar com dashboards, sendo o Microsoft Excel um dos exemplos mais conhecidos. Mas como criar dashboards usando o Excel?

A criação de um dashboard no Excel é um processo com várias etapas e existem algumas coisas importantes que você precisa ter em mente ao criá-lo. Em outras palavras, antes mesmo de abrir o Excel, você precisará ter clareza sobre os objetivos do dashboard que pretende criar.

Por exemplo, se você estiver criando um dashboard de indicador de performance (KPIs) para rastrear KPIs financeiros de uma empresa, seu objetivo seria mostrar a comparação do período atual com o período passado.

Da mesma forma, se você estiver criando um dashboard para o departamento de Recursos Humanos para rastrear o treinamento dos funcionários, o objetivo seria mostrar quantos funcionários foram treinados e quantos precisam ser treinados para atingir a meta.

5 Perguntas para fazer antes de criar um Dashboard no Excel

Muitas pessoas começam a criar dashboards no Excel de maneira aleatória conforme vão obtendo acesso aos dados. E, na maioria dos casos, isso pode representar um grande retrabalho à medida em que os objetivos vão sendo alcançados.

Abaixo estão algumas das perguntas que você deve ter respondido antes de começar a criar seu dashboard com o Excel:

1. Qual será o objetivo do dashboard?

A primeira coisa a fazer assim que você obtiver os dados (ou até mesmo antes de obter os dados) é esclarecer o que você deseja com a criação do dashboard. Seja claro com que finalidade.

É para rastrear KPIs apenas uma vez ou regularmente? Precisa acompanhar os KPIs para toda a empresa ou apenas um departamento? Fazer as perguntas certas ajudará você a entender quais dados são necessários e como projetar o dashboard corretamente.

2. Qual será a fonte de dados?

Sempre saiba de onde vêm os dados e o seu respectivo formato. Algumas perguntas que você deve fazer: Quem é o proprietário dos dados? Em que formato você obterá os dados? Com que frequência os dados são atualizados?

3. Quem usará o Dashboard?

Determinar o perfil do usuário do dashboard também é fundamental. Um gerente provavelmente estaria interessado somente nos insights que seu dashboard fornece, no entanto, algum analista de dados em sua equipe pode precisar de uma visão mais detalhada. Com base em quem usará seu dashboard, você precisa estruturar os dados e a saída final.

4. Com que frequência o dashboard será atualizado?

Se os dashboards precisarem ser atualizados semanalmente ou mensalmente, é melhor criar um modelo plug-and-play (no qual você simplesmente copia os dados e os atualiza automaticamente). Por outro lado, se for um modelo único, você pode deixar de lado alguma automação e fazer isso manualmente.

5. Qual a versão do Office do usuário?

Dependendo do caso, é melhor não assumir que o todos os usuários do seu dashboard tenha a última versão do MS Office. Há empresas que utilizam diferentes versões do MS Office e você deve estar ciente disso para evitar incompatibilidades com alguns recursos. A função SEERRO, por exemplo, não funciona na versão do Excel 2003.

Obtendo os dados no Excel

Depois de ter uma boa ideia do que você irá precisar para criar o seu dashboard, o próximo passo é simplesmente obter os dados. Se os dados já estão alocados no Excel, então isso é ótimo. No entanto, se esse não for o caso, você precisa descobrir uma maneira eficiente de inseri-los no Excel.

Se os dados estiverem em arquivos CSV ou arquivos de texto, você poderá convertê-los facilmente no Excel. Se você tiver acesso a um banco de dados que armazena os dados, você também poderá criar uma conexão e atualizar indiretamente.

Depois de obter os dados, você precisa limpá-los e padronizá-los. Por exemplo, você pode precisar se livrar dos espaços iniciais, finais ou duplos , localizar e remover duplicatas, remover espaços em branco e erros e assim por diante.

Em alguns casos, talvez seja necessário reestruturar os dados (por exemplo, você precisa criar uma tabela dinâmica). Essas etapas dependerão do projeto e da aparência dos dados no Excel.

Esboçando a estrutura do dashboard

Após ter os dados organizados no Excel, você saberá exatamente o que poderá e o que não poderá usar em seu dashboard.

Nesta etapa, é uma boa ideia se reunir com que irá utilizar o dashboard para a criação de um esboço. Você pode fazer um simples esboço simples no PowerPoint junto com anotações adicionais. O objetivo desta etapa é garantir que os usuários compreendam que tipo de dashboard ele pode esperar com os dados disponíveis.

Também ajuda, pois os usuários podem sugerir mudanças que agregariam mais valor para eles.

Abaixo temos um exemplo de esboço para a criação de um dashboard.

Depois de ter o esboço elaborado, é hora de finalmente começar a criar o dashboard no Excel.

Como prática recomendada, divida sua pasta de trabalho do Excel em três partes:

Dados: pode ser uma ou mais de uma planilha que contenha os dados brutos.
Cálculos: É aqui que você fará todos os cálculos. Novamente, você pode ter uma ou mais de uma planilha para cálculos.
Dashboard: Esta é a planilha que terá o dashboard.

Funções importantes do Excel para a criação de dashboards

Você sabia que é possível criar excelentes dashboards no Excel apenas usando fórmulas?

Abaixo estão as principais fórmulas que você precisa dominar para criar dashboards com o Excel.

Função SOMARPRODUTO: Uma das melhores funções para criar dashboards interativos, pois permite fazer cálculos complexos quando há muitas variáveis. Por exemplo, suponha que você tenha um dashboard de vendas e queira saber quais foram as vendas do vendedor Bruno no terceiro trimestre na região Sul. Você pode simplesmente usar a função SOMARPRODUTO para isso.

Função ÍNDICE/ CORRESP: Se você precisar procurar dados no Excel para serem exibidos em seu dashboard, então a combinação das funções ÍNDICE e CORRESP poderá te atender. Outra opção é usar a função PROCV.

Função SEERRO: Ao fazer cálculos nos dados brutos, você geralmente acabará com erros. Para esconder esses erros no seu dashboard, vale a pena usar a função SEERRO.

Outras funções importantes:

Dicas extras:

Evite usar fórmulas voláteis (como DESLOC, AGORA, HOJE e assim por diante). Isso ajudará a reduzir o tamanho da sua pasta de trabalho.
Remova fórmulas desnecessárias. Se você tiver algumas fórmulas adicionais na folha de cálculo, remova-as.
Use colunas auxiliares, pois isso pode ajudá-lo a evitar fórmulas de matriz longas.

Ferramentas do Excel para criar dashboards dinâmicos

No Excel existem muitas ferramentas interativas que você pode usar para tornar seu dashboard mais dinâmico e fácil de usar. Alguns exemplos são:

Barras de Rolagem: Use as barras de rolagem para reduzir o seu espaço de trabalho. Por exemplo, se você tiver 500 linhas de dados, poderá usar uma barra de rolagem com apenas 10 linhas no painel. Um usuário pode usar a barra de rolagem se quiser dar uma olhada no conjunto de dados inteiro.

Caixas de seleção: As caixas de seleção permitem que você faça seleções e atualize o dashboard com apenas alguns cliques. Por exemplo, suponha que você tenha um dashboard de treinamento e o CEO da empresa gostaria de examinar os dados de toda a empresa. Por outro lado, o gerente de vendas gostaria apenas de ver o desempenho do seu departamento. Nesse caso, você pode criar um dashboard com caixas de seleção para diferentes departamentos da empresa.

Lista suspensa: Uma lista suspensa permite que um usuário faça uma seleção exclusiva. Você pode usar essas opções suspensas para atualizar o dashboard facilmente. Por exemplo, se você estiver mostrando dados por departamento, poderá ter os nomes dos departamentos na lista suspensa.

Usando gráficos em dashboards

Os gráficos não apenas tornam os dashboards no Excel visualmente mais atraentes, mas também facilitam a análise e a interpretação dos dados. Abaixo listamos algumas dicas para usar gráficos dashboards do Excel:

Selecione o gráfico correto: o Excel oferece muitas opções de gráficos e você precisa usar o gráfico correto. Por exemplo, se você tiver que mostrar uma tendência, o mais adequado será usar um gráfico de linhas, mas se quiser destacar os valores reais, o gráfico de barras/colunas pode ser a escolha certa. Embora muitos especialistas desaconselhem o uso de um gráfico de pizza, sugerimos que você use seu critério. Se o seu público estiver acostumado a ver gráficos de pizza, você também pode usá-los.

Para aprender mais sobre este assunto, confira o artigo: Como escolher o melhor tipo de gráfico no Excel

Use gráficos combinados: usar gráficos combinados permite que o usuário compare valores e crie insights significativos. Por exemplo, você pode mostrar o valor de vendas como um gráfico de colunas e o crescimento como um gráfico de linhas. Para aprender a combinar dois gráficos no Excel, clique aqui.

Use gráficos dinâmicos: se você quiser permitir que o usuário faça seleções e deseja que o gráfico seja atualizado com ele, use gráficos dinâmicos. Um gráfico dinâmico não é nada além de um gráfico regular cujos dados são atualizados no back-end quando você faz seleções.
Use minigráficos para tornar seus dados mais significativos: se você tiver muitos dados em seu dashboard, considere usar minigráficos para torná-lo visual. Um minigráfico é um pequeno gráfico criado em uma célula e pode ser gerado usando um conjunto de dados. Eles são úteis quando você deseja mostrar uma tendência ao longo do tempo e, ao mesmo tempo, economizar espaço no seu painel. Neste artigo você encontrará um guia detalhado sobre como criar e usar minigráficos no Excel.

Use cores contrastantes para destacar dados: essa é uma dica genérica de gráficos na qual você deve destacar os dados em um gráfico para facilitar a compreensão. Por exemplo, se você tiver dados de vendas, poderá destacar o ano com o menor valor de vendas em vermelho.

Confira aqui mais dicas sobre gráficos no Excel.

Dashboard no Excel (o que fazer e não fazer)

Vamos primeiro começar com o que não se deve fazer. Abaixo estão algumas coisas que você deve evitar ao criar um dashboard no Excel. Mais uma vez, essas dicas variam de acordo com o projeto e a parte interessada, mas são válidas na maioria dos casos.

Não confundir seus painéis: só porque você tem dados e gráficos não significa que deve ir em seu painel. Lembre-se de que o objetivo do painel é ajudar a identificar um problema ou auxiliar na tomada de decisões. Portanto, mantenha-o relevante e remova tudo o que não pertence a ele. Muitas vezes me pergunto se algo é bom de se ter absolutamente necessário. Eu vou em frente e removo todos os bons para ter.
Não use fórmulas voláteis: como isso diminuirá os cálculos e o tamanho da planilha.
Não mantenha dados extras em sua pasta de trabalho: se precisar desses dados, crie uma cópia do painel e mantenha-a como o backup.
Negrito, cores brilhantes: Não adicione uma paleta de cores com tema de arco-íris ao seu painel na esperança de fazer com que pareça mais “divertido”. Essas cores vivas distraem das informações importantes. Em vez disso, use cores suaves e apenas adicione cores mais fortes para realçar os itens principais.

Agora vamos dar uma olhada em algumas das melhores práticas:

Numerando seus Gráficos/Seções: Seu dashboard não é apenas um conjunto aleatório de gráficos de dados. Em vez disso, é a união de informações em que uma coisa leva a outra. Você precisa garantir que seu público siga as etapas na ordem correta e, portanto, é melhor numerá-los.
Restrinja movimento na área do dashboard: Oculte todas as linhas / colunas para garantir que o usuário não role acidentalmente e saia da área do dashboard.
Congele linhas / colunas importantes: use painéis congelados quando quiser que algumas linhas / colunas fiquem sempre visíveis no dashboard.
Forneça um guia para o usuário: se você tiver um dashboard complexo, é recomendável criar uma planilha separada e destacar as etapas. Isso ajudará as pessoas a usarem seu dashboard mesmo em sua ausência.
Economize espaço com gráficos combinados: Use gráficos combinados (como gráficos de bala, gráficos termômetro e real vs alvo) para economizar espaço na planilha.
Use Símbolos e Formatação Condicional: Use símbolos (como setas para cima / para baixo ou marcas de seleção / cruzadas) e formatação condicional para adicionar uma camada de análise ao seu dashboard.

Exemplos de Dashboard no Excel

Livros recomendados

Se você tem interesse em aprender mais sobre a criação de dashboards no Excel, então nós recomendamos a leitura dos seguintes livros:

Você também poderá gostar das seguintes dicas de Excel:

E então, o que achou da dica sobre Dashboards no Excel? Deixe o seu comentário abaixo, gostaríamos muito de conhecer a sua opinião! Para conferir mais dicas de Excel, continue acompanhando o Excel Easy!