Formatos de Arquivo do Excel: Qual o melhor tipo para você?

Quer aprender um pouco mais sobre Formatos de arquivo do Excel? Então este artigo é para você!

Provavelmente, ao menos 90% de todas as pastas de trabalho do Excel atualmente são salvas no tipo de arquivo XLSX. No entanto, existem vários outros Formatos de arquivo do Excel disponíveis: Por exemplo, XLSM, CSV e até mesmo o bom e velho XLS, no qual foi muito comum em versões mais antigas do Excel.

Mas afinal, quais são as diferenças entre esses tipos de arquivos? E ainda mais importante: qual dessas extensões você deve usar? Acompanhe os detalhes a seguir para saber mais sobre este assunto:

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Formatos de arquivo do Excel

Quando salvamos uma pasta de trabalho do Excel pela primeira vez ou usamos a opção “Salvar como”, o Excel solicita um destino, um nome de arquivo e um tipo de arquivo. Por padrão, o Excel sugere o formato de arquivo XLSX (a menos que seu arquivo não tenha macros VBA).

A janela para escolha do tipo de arquivo será semelhante à imagem abaixo:

Mas, qual formato de arquivo do Excel deve ser usado? A resposta – como muitas vezes: Depende. Antes de chegarmos a uma decisão, vamos dar uma olhada nas extensões de arquivo mais importantes do Excel, bem como suas vantagens e desvantagens.

XLSX

A extensão de arquivo do Excel por “padrão” é XLSX, ou seja, se você salvar sua planilha pela primeira vez, o Excel automaticamente irá sugerir este formato (exceto em casos onde sua planilha contém macros).

A grande maioria das pastas de trabalho do Excel usa esse formato nos dias de hoje.

O XLSX está disponível desde a versão do Excel 2007 e substitui a antiga extensão de arquivo XLS. Ele usa o padrão XML aberto, o que é bem documentado.

Sabendo desses fatos rápidos, existem as seguintes vantagens e desvantagens para o formato de arquivo XLSX:

Vantagens:

• Este é o formato de arquivo padrão do Excel e, por causa disso, tornou-se o tipo de arquivo mais conhecido e mais amplo para usuários de Excel na atualidade.
• Possibilita o uso de até 1048576 linhas e 16384 colunas.
• Utiliza o formato de arquivo aberto e, em geral, é acessível com outros aplicativos.
• É considerado mais seguro por não possibilitar salvar macros VBA.
• Neste formato é possível usar e salvar todas as funções disponíveis no Excel.

Desvantagens:

• Um pouco contraditório: Por não ser capaz de incluir macros VBA pode ser uma vantagem e desvantagem ao mesmo tempo.
• Precisa de mais espaço em disco do que outros formatos de arquivo (por exemplo, XLSB).
• Não pode ser aberto com versões do Excel antes de 2003 (pelo menos sem qualquer conversão adicional da extensão / suplemento do Excel).

XLS

Outra opção muito comum entre os Formatos de arquivo do Excel é o XLS. Essa extensão foi o formato de arquivo padrão do Excel antes do Office 2007. Conforme mencionado anteriormente, no Excel 2007, o XLSX substituiu o formato XLS. Portanto, o XLS está meio desatualizado agora.

Geralmente você não encontrará mais essa extensão sendo usada, contudo, algumas ferramentas de banco de dados ainda exportam dados como arquivos XLS.

O tipo de arquivo XLS tem algumas desvantagens em relação aos tipos de arquivo mais recentes XLSX ou XLSM: Não é muito seguro, pois pode conter macros VBA com código malicioso. Além disso, ele precisa de mais espaço em disco do que os outros tipos de arquivo e, ao mesmo tempo, tem menos linhas e colunas.

Por outro lado, a única vantagem: você pode facilmente abrir arquivos XLS com versões mais antigas do Excel.

Vantagens:

• Pode ser aberto com versões do Excel antes de 2007 (por exemplo, 2003).

Desvantagens:

• Pode não ser seguro, pois pode conter códigos maliciosos em VBA.
• Precisa de mais espaço em disco do que a maioria dos outros formatos de arquivo (por exemplo, XLSB, XLSX).
• Não é possível usar todas as funções mais recentes do Excel, por exemplo, ao usar certas fórmulas ou funcionalidades (você será avisado ao salvar um arquivo XLS).
• Permite o uso de apenas 65.536 linhas e 4096 colunas.
• Desatualizado

XLSM

Em versões mais recentes do Excel (a partir de 2007), se você criar códigos VBA no seu arquivo XLSX, você será solicitado a alterar a extensão do arquivo para XLSM. Só assim você poderá salvar sua macro dentro do arquivo Excel (existem outros tipos de arquivo possíveis, por exemplo, XLSB – mas você não pode usar XLSX para macros VBA). Portanto, este tipo de arquivo tem a maioria das vantagens e desvantagens da extensão XLSX.

Vantagens:

• XLSM é a extensão padrão do Excel para pastas de trabalho contendo códigos VBA.
• Possibilita utilizar até 1048576 linhas e 16384 colunas.
• Usa o formato de arquivo aberto e, portanto, é acessível com outros aplicativos.
• Pode usar e salvar todas as funções disponíveis no Excel.
• Usa o padrão XML aberto.

Desvantagens:

• Pode não ser seguro, pois pode conter códigos maliciosos em VBA.
• Precisa de mais espaço em disco do que outros formatos de arquivo (por exemplo, XLSB).
• Não pode ser aberto com versões do Excel antes de 2003 (pelo menos sem qualquer conversão adicional da extensão / suplemento do Excel).

XLSB

A maioria dos usuários de Excel não sabem que existe uma alternativa para os Formatos de arquivo do Excel XLSX e XLSM, ou seja, a extensão de arquivo XLSB.

Arquivos XLSB armazenam os dados um pouco diferentes dos tipos de arquivo XLSX ou XLSM: Eles não usam a estrutura de arquivos XLM. Em vez disso, arquivos XLSB tentam economizar espaço em disco porque os dados são armazenados na estrutura binária.

A principal diferença: os arquivos binários são computadores, mas não são legíveis por humanos. Para mais informações sobre arquivos binários em geral, consulte esta entrada da Wikipedia .

A principal desvantagem: arquivos Excel binários podem conter macros VBA. Então, a menos que você não saiba a origem de um arquivo, considere bem antes de abri-lo. Além disso: Todas as outras desvantagens parecem menores.

Vantagens:

• Tamanho de arquivo menor.
• Abertura e fechamento mais rápidos de arquivos.
• Fórmulas com mais de 8192 caracteres permitidos.
• Permite usar e salvar todas as funções disponíveis no Excel.

Desvantagens:

• Pode não ser seguro, pois pode conter códigos maliciosos em VBA.
• Você não pode alterar a faixa do Excel.
• Alguns softwares (por exemplo, o OpenOffice) podem não ser capazes de abrir o arquivo.
• Você não pode abrir seus arquivos com o Excel 2003 ou anterior (o que hoje em dia não deve ser mais um problema…).
• A extensão não muito conhecida. Então, as pessoas podem se confundir ao receberem arquivos XLSB.

CSV

CSV significa (Comma Separated Values), ou seja, valores separados por vírgulas. Esses arquivos são basicamente texto simples – portanto, não possuem fórmulas ou formatação. Os arquivos do tipo CSV são frequentemente usados para troca de dados. O Excel fornece a funcionalidade para importar ou até mesmo abrir diretamente arquivos do tipo CSV.

Os programas de banco de dados geralmente exportam dados como arquivos CSV. Além disso, se você deseja transportar dados do Excel para um programa de banco de dados, geralmente o tipo de arquivo CSV funcionará.

Vantagens

• Tamanho de arquivo menor.
• Abertura e fechamento mais rápidos de arquivos.
• Linhas e colunas ilimitadas.

Desvantagens

• Os arquivos CSV são basicamente documentos de texto e, portanto, não podem conter fórmulas ou formatação.

ODS

ODS significa Open Document Spreadsheet. Esse tipo de arquivo foi criado para funcionar tanto no Excel quanto em outros aplicativos, por exemplo, o LibreOffice. Do ponto de vista do Excel, o ODS não suporta todos os recursos. Texto e dados geralmente são salvos normalmente. Mas a formatação e muitos outros recursos (por exemplo, gráficos, tabelas, formatação condicional) podem ser incompatíveis.

Vantagens

• Pode ser aberto no Excel e no LibreOffice.

Desvantagens

• Você pode perder a formatação ou os recursos que não são suportados. Para obter uma lista detalhada dos recursos suportados, consulte este artigo da Microsoft.

XLSX (Strict)

Além do formato XLSX normal, o Excel oferece para salvar sua pasta de trabalho do Excel como “Planinlha Strict Open XML“. Então, qual é a diferença entre os dois? Basicamente, os dois tipos de arquivos usam a mesma estrutura. Mas:

A variante Strict possui menos suporte para compatibilidade com versões anteriores ao converter documentos de formatos mais antigos.

Além disso, a variante Strict do XLSX não permite uma variedade de elementos e atributos que são permitidos na variante de transição mais comum.

Vantagens:

• O mesmo que a extensão XLSX comum.
• Além disso: Abrir em outros aplicativos além do Excel pode funcionar melhor.

Desvantagens:

• Alguns problemas de compatibilidade com versões anteriores podem ocorrer.

PDF

Como você provavelmente já ouviu falar de arquivos PDF, não entraremos em detalhes aqui. PDF significa formato de documento portátil e tem a reputação de não ser facilmente manipulado.

De maneira geral, esta extensão pode ser usada quando se deseja apresentar seus resultados finais nos seguintes casos:

• O destinatário do seu arquivo não deve editá-lo mais.
• A formatação deve ser preservada exatamente.
• Não há banco de dados incluído, apenas os resultados resumidos.

Vantagens:

• Estático, portanto, o conteúdo não pode (facilmente) ser manipulado.
• O documento sempre parece o mesmo.
• Mais seguro, pois não permite o uso de macros.

Desvantagens:

• Fórmulas etc. serão perdidas.
• Pode ser um pouco complicado de editar.
• Dependendo do conteúdo, o tamanho de arquivo pode ser grande.

XLAM

Outra extensão que entra na lista de Formatos de arquivo do Excel é a XLAM.

O XLAM é a extensão de arquivo para suplementos do Excel.  Esse tipo de arquivo pode conter macros VBA, planilhas, formulários, imagens. Se você clicar duas vezes em tal arquivo, ele será aberto no Excel e você poderá usar a funcionalidade do complemento. Mas da próxima vez que você abrir o Excel novamente, ele não estará mais disponível. Você precisa ativar o suplemento nas opções (Arquivo -> Opções -> Suplementos).

Como o tipo de arquivo XLAM não é realmente uma alternativa para todas as outras extensões de arquivo acima, nós pulamos as vantagens e desvantagens.

Comparativo entre os Formatos de arquivo do Excel

Qual Formato de arquivo do Excel devo usar?

Em meio a tantos Formatos de arquivo do Excel, pode parecer difícil escolher o ideal para o seu projeto. E para te ajudar nesta tarefas, siga o fluxograma abaixo:

 

• A primeira pergunta: você quer apenas exibir seus resultados? Então você também pode considerar o formato PDF.
• Mas se o destinatário do seu trabalho quiser editar ou acompanhar seus cálculos, não use o PDF.
• Seu arquivo contém macros VBA? Se sim, escolha XLSB se você tiver um arquivo grande. Por outro lado, escolha XLSM para um tamanho de arquivo menor que 10 MB.
• Se seu arquivo não contém macros e seu arquivo é pequeno, siga a árvore do lado direito.
• Os dois níveis inferiores da árvore de decisão são apenas sobre compatibilidade: Se você deseja abrir e editar sua pasta de trabalho com outro software, escolha o formato XLSX strict ou ODF.
• Se você quiser ter certeza de que você pode abri-lo com versões do Excel 2003 ou anterior, escolha XLS.

Confira também as seguintes dicas de Excel:

• Como salvar planilha em arquivos diferentes no Excel?
• Excel para Word: 4 Maneiras de Copiar uma Tabela
• Como Compartilhar Planilha no Excel
• Etiquetas no Excel – Aprenda a criar e imprimir

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