Como Compartilhar Planilha no Excel

Se você ainda não sabe ou tem dúvidas sobre como compartilhar planilha no Excel, então o artigo de hoje é para você.

Apesar do compartilhamento de arquivos do Excel ser muito utilizado, é comum surgirem dúvidas como, por exemplo, qual a melhor forma de compartilhar arquivos no Excel, como compartilhar planilhas e controlar alterações ou impedir que alterações sejam realizadas ao compartilhar uma planilha.

Se este é o seu caso, então continue acompanhando os detalhes a seguir para saber mais sobre este assunto!

Como compartilhar um arquivo Excel

Nas versões do Excel anteriores a 2010, não era possível compartilhar a planilha restringindo edições ou permitindo que edições fossem realizadas simultaneamente no mesmo documento. Hoje, com as versões mais recentes ficou mais fácil o compartilhamento e a colaboração em pastas de trabalho.

Quando deseja-se compartilhar um arquivo em Excel com vários usuários, uma das formas mais utilizadas é por meio de uma rede local. Neste tipo de compartilhamento, outras pessoas conectadas na mesma rede, poderão ter acesso à planilha e fazer alterações. Além disso, ao compartilhar na rede local, você poderá acompanhar as mudanças que estão sendo feitas em seu arquivo, bem como aceitá-las ou rejeitá-las.

Se você possui uma rede local configurada em seu computador, é possível compartilhar um arquivo de Excel seguindo as etapas abaixo:

1. Acesse a guia Revisão > Compartilhar Pasta de Trabalho.

2. A caixa de diálogo “Compartilhar pasta de trabalho” será aberta. Selecione Permitir alterações por mais de um usuário ao mesmo tempo. Permite também mesclar a pasta de trabalho.

3. Clique na guia “Avançadas” e selecione as configurações que você deseja controlar, por exemplo, manter histórico de alterações por x quantidade de dias ou escolher não manter, entre outras configurações. Algumas delas já são setadas como padrão.
Após selecionar as configurações desejadas clique em OK.

4. Salve o arquivo do Excel em um local na rede onde outras que outras pessoas poderão ter acesso. Se tudo foi feito corretamente, o nome do arquivo irá aparecer junto com a palavra “Compartilhado”, conforme imagem abaixo:

Seguindo as etapas acima, você e seus colegas que compartilham a mesma pasta na rede, terão acesso à planilha e poderão trabalhar nela ao mesmo tempo. No entanto, você poderá aceitar ou rejeitar quaisquer alterações que forem efetuadas.

Observação: Pastas de trabalho que possuem tabelas ou mapas XML, não podem ser compartilhadas. Portanto antes de fazer o compartilhamento, certifique-se de converter as tabelas em intervalos e remover os mapas XML.

Como compartilhar uma Pasta de trabalho do Excel e proteger o controle de alterações

Caso você precise compartilhar um arquivo do Excel, mas também deseja que seus colegas não desativem o histórico de alterações ou removam as pasta de trabalho do modo compartilhado, você deverá realizar os seguintes passos:

1. Vá até a guia Revisão > Proteger e Compartilhar Pasta de Trabalho.

2. Na caixa de diálogo ‘Proteger pasta de trabalho compartilhada‘, marque a caixa de seleção Compartilhar com alterações de controle.

3. Note que um campo de senha irá aparecer e você poderá digitar a senha desejada, clique em OK e digite novamente a senha para confirmar.

4. Salve a pasta de trabalho no local desejado. Note que após salvar a planilha, a opção Proteger e Compartilhar Pasta de Trabalho irá mudar para Desproteger para compartilhamento. Sendo assim, para desbloquear basta clicar na opção e inserir a senha criada anteriormente.

Observações:

• Caso você já tenha uma planilha compartilhada e deseje proteger o compartilhamento com uma senha, primeiro você deverá cancelar o compartilhamento da pasta de trabalho.
• Ao proteger e compartilhar a pasta de trabalho, você estará apenas impedindo que o controle de alterações de uma planilha compartilhada seja desativado. Caso, você deseje impedir que usuários editem ou excluam conteúdos da pasta de trabalho, será necessário bloquear o conteúdo da planilha antes de realizar o compartilhamento.

Saiba mais sobre Bloquear Planilhas e Células no Excel

Limitações ao compartilhar planilha no Excel

Compartilhar uma pasta de trabalho no Excel é muito útil e prático, mas pode causar alguns problemas aos usuários. Isto porque, nem todos os recursos são totalmente suportados em pastas de trabalho compartilhadas. Confira abaixo alguns destes recursos:

• Formatação condicional
• Mesclagem de células
• Usar tabelas e relatórios de tabela dinâmica
• Gráficos
• Hiperlinks
• Subtotais
• Fórmulas de matriz
• Macros, entre outros

Importante: É possível usar os recursos citados acima, no entanto, não será possível adicioná-los ou alterá-los, quando você optar por compartilhar a planilha. Sendo assim, se precisar utilizar estes recursos, certifique-se de aplicá-los antes de fazer o compartilhamento.

Como compartilhar Planilha do Excel Online

Compartilhar arquivos do Excel em uma rede local pode ser bastante útil e é muito utilizada. Mas no caso de não haver uma rede compartilhada é possível fazer isso de maneira online, utilizando, por exemplo, o OneDrive ou o Google Drive.

A seguir você vai aprender a fazer isso, utilizando cada uma dessas opções.

Usando o Google Drive

Provavelmente o Google Drive é uma das maneiras mais eficientes de trabalhar com planilhas de maneira simultânea. Nele, qualquer pessoa que possua uma conta do Google poderá acessar os arquivos e editar as planilhas conforme a sua necessidade. Confira abaixo o passo a passo de como realizar o compartilhamento.

1. Primeiramente faça o login em sua cota Google. Caso não possua uma conta, basta criá-la na hora.

2. Vá até Google Drive e clique em Acessar o Google Drive.

3. Ao acessar o Google Drive, vá até Meu Drive. Se você deseja compartilhar uma planilha já existente em seu computador, basta fazer o upload da planilha, você também poderá criar uma planilha em branco.

4. Para exemplificar vamos fazer o upload de uma planilha já existente. Para isto, clique na opção Fazer Upload de arquivos e escolha em seu computador a planilha que será compartilhada. Feito isso, a planilha irá aparecer no Google Drive.

 

5. Abra a planilha que você acabou de carregar no Google Drive, ela irá abrir em uma nova guia. Clique em Compartilhar no canto superior da planilha.

6. Feito isso, uma janela irá abrir e lhe dará a opção de compartilhar a planilha através de um endereço de e-mail ou através de um link.

Para compartilhar pelo e-mail, basta digitar o e-mail dos usurários que você deseja compartilhar a planilha. Assim, os e-mails cadastrados irão receber uma notificação sobre o compartilhamento.
Se preferir copie o link da planilha e envie para seus colegas.

Ao compartilhar a planilha com outras pessoas, todas as alterações são rastreadas e salvas automaticamente e você poderá trabalhar em conjunto em tempo real.

Importante: Ao compartilhar uma planilha no Google Planilha, é importante se atentar aos recursos que são compatíveis com o Microsoft Excel. Para maiores detalhes, confira este artigo.

Usando o Ondrive

Outra forma de compartilhar arquivos do Excel e convidar pessoas para trabalhar na planilha e poder visualizar as alterações de maneira instantânea é com o OneDrive.

OneDrive, é um serviço de armazenamento em nuvem da Microsoft e com ele é possível armazenar e hospedar qualquer arquivo, usando uma Conta da Microsoft

No Excel 2010 e 2013, para salvar uma pasta de trabalho no OneDrive, basta executar as seguintes etapas:

1. Na pasta de trabalho, vá até Arquivo > Compartilhar > Salvar na Nuvem

2. Ao clicar em Salvar na Nuvem, vá até OneDrive – Pessoal e salve a planilha.

4. Em seguida acesse novamente a guia Arquivo > Compartilhar. Note que agora você terá as opções para convidar pessoas. E você poderá inserir o e-mail dos convidados com quem você deseja compartilhar a planilha.

Nesta etapa, você também poderá escolher se seus convidados poderão realizar alterações na planilha ou apenas visualizar a planilha. Para finalizar clique em Compartilhar.

Os seus convidados, irão receber um e-mail informando que você compartilhou um arquivo com eles e passarão a ter acesso à planilha.

O arquivo será aberto no Excel Online e seus convidados poderão fazer as alterações desejadas (caso você tenha escolhido esta opção). E você poderá visualizar todas essas alterações.

No Excel 2016 e versões superiores, você poderá simplesmente clicar no botão Compartilhar no canto superior direito e salvar a pasta de trabalho em um local na nuvem.

Confira também as seguintes dicas:

• Consolidar no Excel – Como Juntar Várias Planilhas
• Como salvar planilha em arquivos diferentes no Excel?
• Aprenda Salvar planilhas automaticamente no Excel

E então, o que achou do tutorial de hoje? Deixe o seu comentário abaixo, gostaríamos muito de conhecer a sua opinião! Para conferir mais dicas de Excel, continue acompanhando o Excel Easy!