Como Criar Formulário no Excel (Passo a Passo)
Quer aprender a criar um formulário no Excel? Então esse tutorial é para você!
Se você trabalha com entrada de dados no Excel, seja fazendo cadastros de clientes, listas de contato ou qualquer outro tipo de base de dados, já deve saber o quanto é trabalhoso essa tarefa.
Mas a boa notícia é que você pode tornar mais fácil o seu trabalho de inserir dados no Excel ao fazer uso de um formulário.
Pronto para dizer adeus à entrada de dados linha por linha? Confira os detalhes a seguir!
Neste tutorial você vai aprender:
- Por que você precisa de um formulário no Excel?
- Formulário de entrada de dados no Excel
- Partes do formulário do Excel
- Navegando por registros existentes
- Excluindo um registro pelo formulário
- Restringindo a entrada de dados com base em regras
Por que você precisa de um formulário no Excel?
Se o seu trabalho diário envolve a entrada de dados no Excel, então o uso de um formulário pode te ajudar a economizar tempo, além de tornar a tarefa mais eficiente.
Basicamente, existem dois problemas comuns que as pessoas enfrentam quando se trata de inserir dados no Excel:
É demorado: Você precisa inserir os dados em uma célula, depois ir para a próxima célula e inserir os dados dela. Às vezes, você precisa rolar para cima e ver qual coluna é e quais dados precisam ser inseridos. Ou rolar para a direita e, em seguida, voltar para o início, caso haja muitas colunas.
É propenso a erros: Se você tem um enorme conjunto de dados que precisa de 40 entradas, existe a possibilidade de você acabar digitando algo que não foi destinado a essa célula.
Um formulário de entrada de dados pode ajudar, tornando o processo mais rápido quanto na hora de reduzir erros.
Mas antes de mostrarmos como criar um formulário de entrada de dados no Excel, deixe-nos mostrar rapidamente o que ele faz.
Abaixo temos um exemplo de conjunto de dados com meses, vendedores, região e valor em vendas.
Da maneira tradicional, toda vez que um usuário tiver que adicionar um novo registro, ele terá que selecionar a célula na próxima linha vazia e depois ir célula por célula para fazer a entrada para cada coluna.
Embora essa seja uma maneira perfeita de se fazer isso, uma maneira mais eficiente seria usar um Formulário de entrada de dados no Excel.
Abaixo está um formulário de entrada de dados que você pode usar para criar entradas para esse conjunto de dados.
Os campos destacados são onde você deverá inserir os dados. Uma vez feito isso, pressione a tecla Enter para transformar os dados em uma linha da tabela e passar para a próxima entrada.
Abaixo está uma demonstração de como funciona:
Como se pode observar, isso é mais fácil do que a entrada de dados comum, pois é possível ter tudo em uma única caixa de diálogo.
Formulário de entrada de dados no Excel
Você já deve ter notado que, por padrão, não existe uma opção visível para criar um formulário no Excel (não em nenhuma guia da faixa de opções). Isso significa que para usá-lo, você precisará primeiro adicioná-lo à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (ou à faixa de opções).
Adicionando Opção de Formulário à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
Abaixo estão as etapas para adicionar a opção de formulário de entrada de dados à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido:
1. Clique com o botão direito do mouse em qualquer um dos ícones existentes na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
2. Clique em ‘Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido‘.
3. Na caixa de diálogo ‘Opções do Excel’ exibida, selecione a opção ‘Todos os Comandos‘ na lista suspensa.
4. Percorra a lista de comandos e selecione ‘Formulário’.
5. Clique no botão ‘Adicionar‘.
6. Clique em OK para finalizar.
Ao seguir as etapas acima, será adicionado o ícone de Formulário à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (conforme mostrado abaixo).
Após ter adicionado o ícone de Formulário na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, você poderá clicar em qualquer célula no seu conjunto de dados (em que você deseja fazer a entrada) e clicar no ícone do formulário.
Partes do formulário do Excel
Um formulário de entrada de dados no Excel tem muitos botões diferentes (como você pode ver abaixo).
Aqui está uma breve descrição do que é cada botão:
- Novo: Limpa os dados existentes no formulário e permite que você crie um novo registro.
- Excluir: Permite que você apague um registro existente.
- Restaurar: Se você estiver editando uma entrada existente, poderá restaurar os dados anteriores no formulário (se você não tiver clicado em Novo ou pressionar Enter)
- Localizar anterior: Permite encontrar a entrada anterior.
- Localizar próximo: Este irá encontrar a próxima entrada.
- Critérios: Isso permite que você encontre registros específicos. Por exemplo, se estou procurando por todos os registros de vendedores da região sul, preciso clicar no botão Critérios, inserir ‘Sul’ no campo Região e usar os botões de localização. Um exemplo disso será abordado mais adiante neste tutorial.
- Fechar: Fecha o formulário.
- Barra de Rolagem: Você pode usar a barra de rolagem para percorrer os registros.
Agora vamos percorrer todas as coisas que você pode fazer com um formulário de entrada de dados no Excel.
Note que você precisa converter seus dados em uma tabela do Excel e selecionar qualquer célula na tabela para poder abrir a caixa de diálogo Formulário de entrada de dados.
Se você não selecionou uma célula na tabela do Excel, será exibido a seguinte mensagem:
Criando uma nova entrada
Abaixo estão as etapas para criar uma nova entrada usando o formulário do Excel:
1. Selecione qualquer célula na tabela do Excel.
2. Clique no ícone Formulário na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
3. Digite os dados nos campos do formulário.
4. Pressione a tecla Enter (ou clique no botão Novo) para inserir o registro na tabela e obter um formulário em branco para o próximo registro.
Navegando por registros existentes
Um dos benefícios de usar o Formulário no Excel para inserir dados é que você pode navegar e editar os registros facilmente sem sair da caixa de diálogo.
Isso pode ser especialmente útil se você tiver um conjunto de dados com muitas colunas. Isso pode economizar muita rolagem e o processo de ir e voltar.
Abaixo estão as etapas para navegar e editar os registros usando um formulário de entrada de dados:
1. Selecione qualquer célula na tabela do Excel.
2. Clique no ícone Formulário na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
3. Para ir para a próxima entrada, clique no botão ‘Localizar próx‘ e para ir para a entrada anterior, clique no botão ‘Localizar ante‘.
Você também pode usar a barra de rolagem para navegar pelas entradas uma a uma.
O exemplo acima mostra a navegação básica, onde você pode passar por todos os registros, um após o outro. No entanto, você também pode navegar rapidamente por todos os registros com base em critérios.
Por exemplo, se você quiser percorrer todas as entradas onde a região é ‘Sul’, você pode fazer isso usando as etapas abaixo:
- Selecione qualquer célula na tabela do Excel.
- Clique no ícone Formulário na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
- Na caixa de diálogo Formulário de entrada de dados, clique no botão Critérios.
No campo Região, insira “Sul”. Observe que esse valor não diferencia maiúsculas de minúsculas. Então, mesmo que você entre em SUL, ainda assim funcionará.
- Use os botões Localizar próx / Localizar ante para navegar pelos registros cuja região é ‘Sul’.
Critérios é um recurso muito útil quando você tem um conjunto de dados enorme e deseja passar rapidamente pelos registros que atendem a um determinado conjunto de critérios.
Observe que você pode usar vários campos de critérios para navegar pelos dados.
Por exemplo, se você quiser passar por todos os registros “Sul” relacionados a um determinado mês ou um determinado vendedor, basta preencher os respectivos campos no formulário. Deste modo, quando você navega usando os botões Localizar ante / Localizar próx, o formulário só mostrará registros de acordo com os critérios estabelecidos.
Você também pode usar caracteres curinga nos critérios.
Por exemplo, se você deseja pesquisar os registros de todos os vendedores cujos nomes começam com a letra C, será necessário usar caracteres curinga para obter esses registros.
Abaixo estão as etapas para fazer isso:
1. Selecione qualquer célula na tabela do Excel.
2. Clique no ícone Formulário na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
3. Clique no botão Critérios.
4. No campo Vendedor, insira *C
5. Use os botões Localizar ante / Localizar próx para navegar pelas entradas que se adequam ao critério usado.
No Excel, o asterisco (*) é um caractere curinga que pode representar qualquer número de caracteres.
Excluindo um registro pelo formulário
Você pode excluir registros do próprio formulário do Excel sem precisar deletar linha por linha. Isso pode ser útil quando você deseja encontrar um tipo específico de registros e excluí-los.
Abaixo estão as etapas para excluir um registro usando o Formulário do Excel:
1. Selecione qualquer célula na tabela do Excel.
2. Clique no ícone Formulário na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
3. Navegue até o registro que você deseja excluir
4. Clique no botão Excluir.
Vale lembrar que embora você sinta que tudo isso parece muito trabalhoso apenas para entrar e navegar pelos registros, ele economiza muito tempo se você estiver trabalhando com muitos dados e tiver que fazer a entrada de dados com bastante frequência.
Restringindo a entrada de dados com base em regras
Você pode usar a validação de dados nas células para garantir que os dados inseridos estejam em conformidade com algumas regras.
Por exemplo, se você quiser ter certeza de que a coluna Mês aceite apenas os nomes dos meses do primeiro semestre na entrada de dados, você pode criar uma regra de validação de dados para permitir apenas esses respectivos meses.
Se um usuário inserir um dado que não seja o nome de um dos meses do primeiro semestre, ele não será permitido e o usuário receberá um erro.
Para criar essas regras, basta seguir as etapas abaixo
1. Selecione as células (ou até mesmo a coluna inteira) onde você deseja criar uma regra de validação de dados. Neste exemplo, selecionamos a coluna A (Mês).
2. Clique na guia Dados > Validação de Dados.
3. Na caixa de diálogo “Validação de dados”, na guia “Configurações”, selecione “Lista” no menu suspenso “Permitir”. (selecione outras opções caso queria criar regras para outros tipos de dados).
4. Especifique o nome dos meses. Os dados com esse critério serão válidos e o restante será negado.
5. Clique OK para finaliza.
Agora, se você usar o formulário do Excel para inserir dados na coluna Mês e se os meses não forem do primeiro semestre, isso não será permitido. Neste caso, você verá uma mensagem como mostrado abaixo:
Da mesma forma, você pode usar a validação de dados com formulários no Excel para garantir que os usuários não acabem inserindo os dados incorretos. Alguns exemplos em que você pode usar isso são números, tamanho do texto, datas etc.
Confira o tutorial em vídeo
Você também pode gostar dos seguintes tutoriais do Excel:
- Como criar uma Barra de Rolagem no Excel
- Filtros no Excel – Tutorial Completo
- Histograma no Excel: 2 formas de criá-los facilmente
E então, o que achou do tutorial sobre Formulários no Excel? Deixe o seu comentário abaixo, gostaríamos muito de conhecer a sua opinião! Para conferir mais dicas de Excel, continue acompanhando o Excel Easy!