11 Dicas Mágicas para Deixar sua Planilha de Excel Leve

Como deixar minha Planilha de Excel leve? Se você perguntou isso ao Google e encontrou o nosso site é porque provavelmente você está com problemas em seus arquivos de Excel correto? Lentidão ao abrir, salvar ou até mesmo para editar uma simples célula é uma das razões mais comuns para você querer mandar seu Excel para (*&#$@#).

Mas fique calmo! Pois neste artigo mostraremos 11 dicas mágicas que talvez você não conheça, mas que podem deixar sua Planilha de Excel mais leve. Então acompanhe os detalhes a seguir e aprenda a melhorar o desempenho e reduzir o tamanho de seus arquivos de Excel hoje mesmo!

Aprenda a deixar sua Planilha de Excel leve hoje mesmo!

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1. Compacte imagens grandes

O uso de imagens em planilhas de Excel é um recurso muito interessante para dinamizar as informações. No entanto, em muitos casos a imagem que você está usando pode ser até 10 vezes maior do que a sua própria planilha.

Neste caso, outra dica para ter uma Planilha de Excel leve, é simplesmente compactando as imagens ao salvar sua planilha. Abaixo é ilustrado o passo a passo:

• Aba Arquivo > Salvar Como
• Escolha o local a ser salvo a planilha
• Na janela que se abre, selecione Ferramentas > Compactar imagens.
• Em “Destino“, selecione a melhor opção que se adequar a sua necessidade.

Dica extra: Além do recurso para compactar imagens no próprio Excel, você também poderá utilizar softwares para reduzir o tamanho de suas imagens sem perder a qualidade. O Adobe Photoshop é um ótimo exemplo.

2. Converta relatórios em PDF

Você frequentemente criar relatórios em Excel para apresentar em reuniões mas na hora de abri-los, sempre há lentidão e travamentos? Que tal convertê-los no formato de PDF? O formato PDF é excelente para comprimir vários tipos de dados em um arquivo compacto.

Importante: O utilizar o recurso de conversão para PDF no próprio Excel, não se esqueça de configurar a impressão. Neste artigo você também encontrará dicas detalhadas para converter arquivos de Excel para PDF.

3. Limpe formatações desnecessárias

Outro fator que impede de deixar sua Planilha de Excel leve é o uso excessivo de formatações em células. Se você tem uma planilha com 600 linhas, não há problema algum em utilizar bordas e cores de preenchimento nas células. Mas tente remover essa formatação das demais linhas, ou seja, da linha 601 até a linha 1048576. Com certeza sua planilha ficará absurdamente mais leve.

4. Utilize o formato XLSX

A partir do Excel 2007, a Microsoft trouxe a extensão .XLSX, com uma série de melhorias e até mesmo mais compacta que a tradicional extensão .XLS.
Hoje, planilhas com média de 2MB na versão XLSX, podem chegar até 10MB na versão XLS. Portanto, se você utiliza a versão antiga do Excel (2003 e anteriores), comece a avaliar a possibilidade de fazer upgrade em seu Office, pois com certeza suas planilhas ganharão maior desempenho com o uso da extensão XLSX.

5. Procure cálculos e funções ocultas

Assim como as formatações desnecessárias, o uso de cálculos e funções ocultas, também pode impedir que você tenha uma Planilha de Excel leve. O mais correto aqui é avaliar se replicou funções para linhas que não utiliza. E a melhor maneira de fazer isso é:

• Guia Página Inicial
• Localizar e Secionar
• Fórmulas

Deste modo todas as células contendo fórmulas serão selecionadas para que você avalie quais podem ser deletadas.

6. Remova fórmulas voláteis

Outra dica que pode melhorar o desempenho e até mesmo o tamanho da sua planilha é revisa-la para garantir que não existem fórmulas consideradas voláteis (ou seja, que são sempre recalculadas, mesmo quando as suas referências permanecem inalteradas).

Alguns exemplos mais comuns de funções voláteis são: HOJE(), AGORA(), DESLOC(), ÍNDICE() entre outras. O uso de dessas funções muitas vezes pode ser insubstituíveis, no entanto, tente utiliza-las somente quando realmente for necessário, como é o caso das funções de datas e hora.

7. Quantidade de fórmulas complexas

Ao usar fórmulas complexas, como PROCV/ PROCH / ÍNDICE / CORRESP / DESLOC / SOMASE, e aplicar essas fórmulas em um número muito grande de linhas, desnecessariamente torna o arquivo do Excel mais pesado. Se isso realmente for necessário, tente usar macros em vez disso. As macros farão os cálculos corretos e colarão os resultados em Valores.

8. Revise suas conexões de dados

Os dados de uma planilha em Excel podem ser armazenados diretamente na pasta de trabalho, ou podem ser provenientes de uma fonte de dados externa, como um arquivo de texto, um banco de dados, um site, entre outras opções.
Essa fonte externa é conectada à pasta de trabalho utilizando-se uma conexão de dados, que descreve como localizar, conectar, consultar e acessar a fonte de dados externa. Entretanto, muita vezes só precisamos importar arquivos externos uma única vez e nunca mais, o que acaba deixando a planilha sobrecarregada com conexões desnecessárias.
E para removê-las, basta acessar a guia Dados > Conexões Externas.

Exclua todas as conexões que você não precisa mais. Os dados permanecerão intactos, portanto não se preocupe em perder dados já importados.

9. Quantidade de informações

É fato que quanto mais imagens, formatações e fórmulas sua planilha tiver, maior será o seu tamanho e tempo de carregamento. No entanto, pode parecer óbvio, mas muita gente se esquece que a quantidade de informações também tende a deixar a planilha pesada, ou seja, se você utilizar uma quantidade imensa de dados, com certeza você não terá uma Planilha de Excel leve.
Portanto, se suas planilhas tiverem uma quantidade muito grande de linhas, procure dividir as informações em outros arquivos ou até mesmo abreviar informações menos importantes.

10. Macros pesadas/ desnecessárias

As Macros também são recursos que merecem entrar na lista de dicas para deixar sua Planilha de Excel leve. E para começar, verifique agora mesmo se existem macros em sua planilha que você não utiliza. Mas procure tomar cuidado para não deletar macros importantes. Algumas outras dicas para melhorar o desempenho de suas macros  e até mesmo deixar sua planilha mais leve são:

• Desabilite as telas piscando ao executar as macros (veja nesse artigo o item 5 onde mostramos como fazer isso).

• Se você cria suas macros utilizando o gravador de macros, vale a pena abrir o código recém criado e analisá-lo. O gravador de macros escreve tudo o que você faz, até mesmo partes desnecessárias como, mover barra de rolagem ou selecionar uma célula por acidente. Portanto, se você tem algum conhecimento em VBA no Excel, recomenda-se remover essas partes desnecessária s da dua macro.

• O uso de comentários em macros pode ser interessante para identificar cada etapa do seu código. Mas se você pretende ter uma Planilha de Excel leve, vale a pena removê-los. Essa dica não irá gerar reduções drásticas no tamanho da sua planilha, mas poderá ajudá-lo a ter um arquivo um pouco menor.

11. Refaça suas planilhas

Se as dicas acima não surtiu efeitos significativos em suas planilhas, então pode ser necessário recria-las em um novo arquivo. Isto porque sua planilha pode estar com erros ou até mesmo corrompida.  Mas calma! Esse processo é mais simples do que você imagina.

Para isso siga os passos abaixo:

1. Abra a sua planilha atual e abra também um novo arquivo em branco no Excel (salve esse novo arquivo em seu computador).
2. No seu arquivo antigo, clique sobre o botão direto na aba que você pretende migrar e escolha “Mover ou Copiar…“
3. Na janela que se abre, escolha o arquivo de destino e marque a caixa “Criar uma cópia“. Pronto! Sua planilha já está migrada para um novo arquivo.

Dicas bônus:

• Ao enviar suas planilhas via e-mail, procure sempre compacta-las no formato .RAR ou .ZIP. Isso reduzirá o tamanho delas, o tempo de upload e o tempo de recebimento ao destinatário.

• Verifique se sua planilha possui abas ocultas que não estão sendo utilizadas ou vinculadas.

• Tabelas dinâmicas costumam a base de dados utilizada, ou seja, se sua base de dados tiver 100 KB e você fizer 15 tabelas dinâmicas, então você terá 1,5 MB de tamanho. Para mudar isso, em cada tabela dinâmica clique com o botão direito e vá até as Opções de Tabela. Em seguida desmarque a opção Salvar dados com Layout de tabela. Para aversão do Excel 2007 clique com o botão direito, vá em Opções de Tabela, vá até a aba Dados e desmarque a opção Salvar dados de origem com arquivo.

Confira também as seguintes dicas de Excel:

• 27 habilidades de Excel para impressionar seu chefe
• Funções do Excel – 40 Fórmulas Mais Importantes
• 10 dicas simples para deixar suas planilhas mais bonitas

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