Caixa de Seleção no Excel: Como criar?

A Caixa de Seleção no Excel (também conhecida como Checkbox) é um recurso muito útil, pois facilita o preenchimento de dados e também ajuda a impedir que os usuários insiram informações indesejadas em seus formulários.

Neste tutorial você vai aprender como fazer uma caixa de seleção no Excel e usar os resultados da caixa de seleção em fórmulas para criar uma lista de verificação interativa, lista de tarefas, relatório ou gráfico. Confira!

Como inserir uma Caixa de Seleção no Excel?

A opção para adicionar Caixa de Seleção no Excel está disponível na guia Desenvolvedor. Caso você não tenha esta guia habilitada em seu Excel, confira aqui o passo a passo para habilitá-la. Com a guia Desenvolvedor habilitada, siga as etapas:

1. Acesse Desenvolvedor > Inserir e selecione Caixa de seleção (Controle de Formulário) e arraste para a área da Planilha conforme é mostrado abaixo:

2. Clique na célula onde deseja inserir a primeira caixa de seleção. A Caixa de Seleção aparecerá próximo a esse local, embora não posicionado exatamente na célula:

3. Para posicionar corretamente a caixa de seleção, passe o mouse sobre ela e assim que o cursor mudar para uma seta de quatro pontas, arraste a caixa de seleção para onde quiser.

4. Para remover o texto “Caixa de seleção 1“, clique com o botão direito do mouse na caixa de seleção, selecione o texto e exclua-o. Ou clique com o botão direito do mouse na caixa de seleção e selecione Editar texto e exclua o texto.

Sua primeira caixa de seleção do Excel está pronta e você só precisa copiá-la para outras células.

5. Selecione a célula que contém a caixa de seleção e posicione o cursor sobre o canto inferior direito da célula. Quando o ponteiro do mouse mudar para uma cruz preta fina, arraste-o para baixo até a última célula onde deseja copiar a caixa de seleção.

Pronto! As caixas de seleção são adicionadas a todos os itens da lista de verificação:

Como você pode observar na imagem acima, nossa lista de verificação do Excel está quase pronta. Por que quase? Embora as caixas de seleção estejam inseridas e agora você possa marcá-las ou desmarcá-las simplesmente clicando em uma caixa, o Excel não é capaz de responder a essas alterações porque nenhuma célula está vinculada a nenhuma das caixas de seleção ainda.

A próxima parte deste nosso tutorial de caixa de seleção do Excel ensinará como capturar o estado da caixa de seleção (marcada ou desmarcada) e como usar essas informações em suas fórmulas.

Como vincular uma caixa de seleção a uma célula

Para poder capturar o estado da caixa de seleção (marcada ou desmarcada) você precisa associar a caixa de seleção a uma determinada célula. Para fazer isso, siga estas etapas:

1. Clique com o botão direito do mouse na caixa de seleção e clique em Formatar controle…

2. Na caixa de diálogo Formatar controle, acesse a guia Controle, clique na caixa Vínculo da célula e selecione uma célula vazia na planilha à qual você deseja vincular a caixa de seleção ou digite a referência da célula manualmente:

3. Repita a etapa acima para outras caixas de seleção.

Dica: Para identificar facilmente as células vinculadas, selecione-as em uma coluna adjacente que não contenha outros dados. Dessa forma, você poderá ocultar com segurança as células vinculadas posteriormente para que elas não atrapalhem sua planilha.

4. Por fim, clique em cada uma das caixas de seleção vinculadas. Nas células vinculadas, VERDADEIRO aparece para as caixas de seleção selecionadas e FALSO para as caixas de seleção desmarcadas:

Até aqui, as células vinculadas provavelmente não fazem muito sentido, mas continue acompanhando este tutorial e você verá quantas novas possibilidades elas podem fornecer.

Exemplos de uso de caixas de seleção no Excel

Abaixo, você encontrará alguns exemplos de como usar caixas de seleção no Excel para fazer uma lista de verificação interativa, lista de tarefas, relatório e gráfico.

Exemplo 1: Checklist no Excel com resumo de dados

Neste primeiro exemplo, observe que já fizemos a maior parte do trabalho adicionando caixas de seleção e vinculando-as a células conforme demonstrado anteriormente. Agora, vamos apenas inserir algumas fórmulas para criar um resumo de dados para nossa lista de verificação do Excel.

• Para calcular a quantidade total de tarefas, use a seguinte fórmula: =CONT.VALORES(A2:A11). Onde A2:A11 são os itens da lista de tarefas.
• Para calcular a quantidade total de tarefas finalizadas, use a seguinte fórmula: =CONT.SE(C2:C11;”VERDADEIRO”). Onde C2:C11 são as células vinculadas. Para tornar uma fórmula um pouco mais inteligente, você usa CONT.SES em vez de CONT.SE para verificar células em branco na lista (coluna A): =CONT.SES(A2:A11; “<>”; C2:C11;”VERDADEIRO”) Nesse caso, se você excluir alguns itens irrelevantes de sua lista de verificação do Excel, mas esquecer de remover um símbolo de seleção da caixa correspondente, essas caixas de seleção não serão contadas
• Para calcularmos o percentual de tarefas concluídas, usaremos a tradicional fórmula de porcentagem: % = Parte/Total.Neste caso, basta dividir o número de tarefas concluídas pelo número total de tarefas usando a fórmula:

  =CONT.SE(C2:C11;”VERDADEIRO”)/CONT.VALORES(A2:A11)

Confira o resultado na imagem abaixo:

Depois de concluído, oculte a coluna com células vinculadas e sua lista de verificação do Excel está pronta!

Exemplo 2: Lista de Tarefas com formatação condicional

Utilizando o exemplo anterior, com a sua lista de tarefas finalizada, você poderá criar um efeito tachado nas tarefas já finalizadas. Esse efeito pode ser facilmente alcançado criando uma regra de formatação condicional. Para isto, siga as etapas abaixo:

1. Para começar, crie uma lista de tarefas, insira caixas de seleção e vincule-as às células conforme demonstrado anteriormente.

2. Selecione a sua lista de tarefas (A2:A11 neste exemplo).

3. Acesse a guia Página Inicial > Formatação Condicional > Nova Regra…

4. Na caixa de diálogo Nova Regra de Formatação, selecione Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas.

5. Na caixa Valores de formato em que esta fórmula é verdadeira , insira a seguinte fórmula: =$C2=VERDADEIRO. Onde C2 é a primeira célula que contém o vínculo com a primeira Caixa de Seleção (adapte a fórmula para o seu exemplo).

6. Clique no botão Formatar e configure o estilo de formatação desejado e clique em OK. Neste exemplo, selecionamos o efeito Tachado.

Pronto! Agora, sempre que uma determinada caixa é marcada, o item correspondente é tachado.

Exemplo 3: Relatório Dinâmico com Caixa de Seleção

Outro exemplo útil de aplicação de Caixas de Seleção no Excel é a criação de relatórios interativos.

Supondo que você tenha um relatório de vendas que inclua dados de 4 regiões: Norte, Sul, Leste e Oeste. Seu objetivo é obter o total para uma ou mais regiões selecionadas.

Para criar um relatório semelhante em sua planilha, siga estas etapas:

1. Adicione 4 caixas de seleção para as regiões Norte, Sul, Leste e Oeste.

2. Crie a área de critérios em algum lugar em uma parte não utilizada da planilha e vincule as caixas de seleção às células vazias:

3. Adicione mais uma coluna à área de critérios com uma fórmula SE que retorne o nome da região se a célula vinculada for avaliada como VERDADEIRO, um traço (“-“) caso contrário:

4. Digite um título para a coluna de fórmula que corresponda exatamente ao título da coluna correspondente no relatório (Região neste exemplo). A correspondência exata é muito importante e na próxima etapa, você entenderá o porquê.

5. Em seguida, insira a fórmula para calcular o total das regiões selecionadas. Para isso, usaremos a função BDSOMA que soma os valores em um banco de dados que atendem às condições especificadas:

BDSOMA(banco de dados, campo, critérios)

Onde:

• Banco de dados: é sua tabela ou intervalo, incluindo os títulos das colunas (A1:B13 neste exemplo).
  Campo: é a coluna que você deseja somar. Ele pode ser fornecido como o cabeçalho da coluna entre aspas ou um número que representa a posição da coluna no banco de dados. Neste exemplo, somamos os números na coluna Valor em Vendas, então nosso segundo argumento é 2.
• Critérios é o intervalo de células que contém suas condições, incluindo o cabeçalho da coluna (F1:F5). É por isso que o título da coluna de fórmula na área de critérios deve corresponder ao título da coluna no relatório.

Neste exemplo, a fórmula ficará: =BDSOMA($A$1:$B$13;2;$F$1:$F$5)

6. Para finalizar, oculte as colunas auxiliares. Pronto! Seu Relatório Dinâmico com Caixa de Seleção está finalizado.

Exemplo 4: Gráfico Dinâmico com Caixa de Seleção

Outra aplicação para Caixas de Seleção no Excel é a criação de Gráficos Dinâmicos.

No Excel, costumamos inserir um gráfico para melhor visualização dos dados e, às vezes, um gráfico com mais de uma série de seleções. Nesse caso, você pode querer mostrar a série marcando as caixas de seleção. Supondo que haja duas séries no gráfico, marque a caixa de seleção1 para exibir a série 1, marque a caixa de seleção2 para exibir a série 2 e ambas marcadas, exiba duas séries conforme exemplo abaixo.

Para criar este tipo de gráfico siga as etapas:

1. Em primeiro lugar, organize o intervalo de dados conforme a imagem abaixo:

2. Em seguida, crie duas caixas de seleção e vincule elas com duas células que não serão utilizadas conforme demonstrado anteriormente.

3. Agora crie uma tabela auxiliar semelhante ao primeiro modelo, porém sem os valores de cada ano, mantendo apenas os cabeçalhos.

4. Na célula B10, a primeira célula em branco do intervalo de dados colado, digite esta fórmula =SE($B$6;B2;NÃO.DISP()) e arraste a alça de preenchimento automático para a direita para preencher todas as células da tabela com esta fórmula.

5. Na célula B11, a primeira célula em branco do intervalo de dados colado, digite esta fórmula =SE($B$7;B3;NÃO.DISP()) e arraste a alça de preenchimento automático para a direita para preencher todas as células do intervalo de dados com esta fórmula.

6. Agora selecione o intervalo de dados colado excluindo os dados da primeira coluna, por exemplo, B9:E11, clique na guia Inserir e escolha um tipo de gráfico no grupo Gráfico. Neste exemplo, inserimos um gráfico de colunas.

7. Caso queira, você poderá deixar as caixas de seleção junto com o gráfico criado. Deste modo, basta clicar com o botão direito do mouse sobre cada caixa de seleção e selecionar a opção Ordem > Trazer para frente.

8. Feito isto, arraste as caixas de seleção para dentro do gráfico.

9. Em seguida, selecione as duas caixas de seleção e o gráfico, selecionando cada elemento com a tecla Ctrl selecionada. Depois clique com o botão direito do mouse em qualquer área do gráfico e escolha a opção Agrupar > Agrupar.

Pronto! Seu Gráfico Dinâmico com Caixa de Seleção está finalizado!

Baixe aqui a planilha com os exemplos apresentados neste tutorial

Confira também as seguintes dicas de Excel:

• Como criar uma Barra de Rolagem no Excel
• Como Criar Formulário no Excel (Passo a Passo)
• Símbolos no Excel – Diferentes Maneiras de Inserir

E então, o que achou da dica sobre Caixa de Seleção no Excel? Caso tenha ficado com alguma dúvida, basta deixar o seu comentário abaixo.