Agrupar Linhas Excel | Guia Completo
Quer aprender a agrupar linhas Excel? Então este post é para você!
Quando temos muitas informações em uma planilha, com diversos subtotais, pode ser difícil a visualização e análise destes dados separadamente. E se você não quer ficar buscando e rolando a planilha até o final para visualizar determinada informação, a boa notícia é que o Excel fornece algumas opções que permitem organizar os dados em grupos, permitindo recolher e expandir os dados sempre que forem necessários.
A seguir você vai aprender a agrupar linhas no Excel para facilitar a visualização das informações na sua planilha. Confira!
Quando é possível agrupar linhas no Excel?
Conforme mencionado anteriormente, o agrupamento de linhas permite uma melhor visualização de dados, principalmente quando temos uma tabela muito extensa.
No entanto, este agrupamento de linhas só irá funcionar corretamente se estas informações estiverem organizadas com títulos em todas as colunas, sem linhas ou colunas em branco e uma linha contendo um subtotal para um conjunto de dados. E para que você possa aprender como agrupar linhas corretamente, confira as dicas seguir.
Como agrupar todas as linhas no Excel automaticamente
Se você deseja agrupar todas as linhas do Excel de maneira automática, basta usar a ferramenta do Excel AutoTópicos.
Para melhor compreensão, observe a imagem abaixo na qual temos uma tabela contendo as seguintes informações: Categoria, Produto, Quantidade, Valor unitário e o Valor total. 
Note que no campo categoria, separamos por duas categorias distintas, Alimento e Limpeza e em cada uma temos o seu subtotal.
Agora vamos usar a ferramenta AutoTópicos para agrupar as linhas desta tabela da seguinte maneira:
1. Selecione qualquer célula da planilha, neste exemplo, vamos selecionar a célula A2:
2. Em seguida, vá até a guia Dados > Agrupar e selecione AutoTópicos.
Feito isso, o Excel irá agrupar as linhas automaticamente, separando por tópicos. Neste exemplo, as linhas foram separadas pelas categorias Alimentos e Limpeza, confira:
Agora podemos exibir apenas as informações que desejamos e, para isto, basta clicar nos botões que foram inseridos na lateral, no topo da planilha, ou até mesmo nas numerações. Veja o exemplo abaixo:
Note no exemplo acima, que as colunas também podem ser agrupadas, ficando visíveis apenas as colunas de Categoria, Produto e Total.
Como Remover o agrupamento de linhas e colunas
Para remover o agrupamento da tabela, basta ir até a guia Dados > Desagrupar > Limpar estrutura de tópicos:
Como agrupar linhas manualmente
Se você tem uma tabela com mais de dois níveis de informações como, por exemplo, com mais de um subtotal em uma mesma categoria e deseja agrupar apenas um grupo específico de dados, então a alternativa é usar a opção de agrupamento manual. Pois se você usar o agrupamento automático, todos os tópicos serão agrupados.
Para melhor compreensão, suponha que você tenha uma planilha com as vendas de alguns produtos em diferentes regiões, e em cada uma das regiões você tem um subtotal de cada produto, conforme imagem abaixo:
Neste exemplo, se você usar o agrupamento por AutoTópicos, todos os tópicos serão agrupados conforme demonstrado no exemplo abaixo:
Note na imagem acima, que cada tópico e subtópico foi agrupado. No entanto, se você deseja agrupar, por exemplo, apenas por regiões, então o ideal é usar o agrupamento manual. Para isto, siga as etapas abaixo:
1. Selecione a primeira região que será agrupada. Neste exemplo, vamos selecionar todo o grupo da região Norte:
2. Acesse a guia Dados > Agrupar e selecione a primeira opção Agrupar:
3. Na caixa de diálogo Agrupar, selecione a opção Linhas e clique em Ok.
Feito isso, o primeiro grupo será criado, adicionando uma barra no lado esquerdo da planilha conforme mostra a imagem abaixo:
4. Em seguida, repita o mesmo processo para os demais grupos que desejar. Confira o exemplo abaixo:
Pronto! O Excel agrupou as linhas de acordo com cada região.
Dica Extra: Para criar rapidamente um novo grupo, sem precisar acessar a guia Dados > Agrupar, basta usar a tecla de atalho Shift + Alt + Seta para a direita. Este atalho irá abrir a janela Agrupar.
Como agrupar linhas por níveis de agrupamento
Ao agrupar informações, também é possível criar mais níveis de agrupamento. Por exemplo, suponha que você precise criar 3 níveis de agrupamento para analisar de maneira mais detalhada cada grupo de informações. Nestes caso, vamos criar os seguintes níveis de agrupamento:
- Nível 1: Total Geral
- Nível 2: Total de cada região
- Nível 3: Subtotal de cada produto
Para criar o Nível 1, primeiro vamos inserir uma nova linha na planilha e colocar o valor total de todas as vendas. Confira a imagem abaixo:
Agora, selecione as informações que estão na linha 2 até a linha 25 e, em seguida, basta seguir os mesmos passos do exemplo anterior. Ir até a guia Dados > Agrupar > Linhas e clicar em Ok.
Feito isso, o primeiro nível será criado, confira:
O próximo passo é criar o Nível 2 então, selecionaremos o intervalo de cada região e repetir o processo anterior para criar o agrupamento. Por exemplo, na região Norte, vamos selecionar o intervalo A2:F9 e, em seguida, acessar a opção Agrupar > Linhas:
O próximo passo é repetir o mesmo processo com as demais regiões, veja como ficará a planilha:
Para o Nível 3, vamos selecionar o intervalo que contém as informações de cada produto por região e repetir todo o processo para criar os grupos. Confira o resultado abaixo:
Note que agora temos os 3 níveis de agrupamento. E para analisar e visualizar cada grupo separadamente, basta usar os botões ao lado conforme demonstra o exemplo abaixo.
Lembre-se de que você também poderá agrupar ou desagrupar algum grupo usando as numerações que ficam logo acima da planilha, veja:
Como remover o agrupamento?
Para remover o agrupamento de qualquer grupo de informação, você precisará selecionar o grupo que será desagrupado e, em seguida, ir até Desagrupar > Linhas e clicar em OK. Confira o exemplo abaixo:
Você deverá repetir o mesmo processo para qualquer grupo que queira desagrupar. Infelizmente, não é possível desagrupar toda a planilha de uma só vez.
Dicas extras
Nos tópicos acima demonstramos como agrupar, desagrupar e criar grupos de agrupamento e agora você vai aprender alguns truques e dicas que podem facilitar o trabalho com o agrupamento de linhas no Excel. Confira!
Como agrupar linhas e calcular os subtotais automaticamente
Nos exemplos que criamos anteriormente, os subtotais foram calculados utilizando a função SOMA, porém, se você tem uma tabela pronta e não deseja inserir cada subtotal manualmente, a boa notícia é que o Excel possuí uma ferramenta chamada Subtotal. Esta ferramenta calcula de maneira rápida as linhas de dados relacionados, inserindo subtotais e totais, além disso, o Subtotal também agrupa estas informações automaticamente.
E para que você possa entender como esta ferramenta funciona, vamos usar como exemplo a seguinte planilha:
Note que temos as mesmas informações dos exemplos anteriores, mas neste caso, não temos os valores de subtotais por região e o total geral. E para fazer isso de forma automática, vamos usar o Subtotal e o primeiro passo será selecionar toda a planilha e, em seguida, vá até a guia Dados > Subtotal:
Ao clicar em Subtotal a janela Subtotais será aberta. Nela, você deverá especificar onde e qual função irá inserir na planilha. Veja a imagem abaixo:
Nesta janela, vamos especificar as seguintes opções:
- A cada alteração em: Vamos escolher a coluna que contém os dados que desejamos agrupar e inserir o subtotal. No exemplo, será a coluna Região, então escolhemos ela na lista.
- Usar função: Vamos escolher Soma, pois queremos somar os valores das vendas de cada região.
- Adicionar subtotal a: Selecionaremos o local onde queremos que os valores sejam exibidos, neste caso, selecionamos o campo Total.
Os demais itens, não podemos deixar como estão, mas você também pode selecionar as seguintes opções adicionais:
- Substituir subtotais atuais: Para substituir quaisquer subtotais existentes.
- Quebra de página entre grupos: Para inserir uma quebra automática de página após cada subtotal, selecione a caixa.
- Resumir abaixo dos dados: Para exibir uma linha de resumo acima da linha de detalhes, limpe a caixa Resumo abaixo dos dados. Para mostrar uma linha de resumo abaixo da linha de detalhes, marque esta caixa de seleção (normalmente selecionada por padrão).
Feito isso, basta clicar em OK e conferir o resultado:
Note que o Excel, inseriu os subtotais de cada região, o total geral e já agrupou estas informações automaticamente.
Para saber mais sobre o Subtotal no Excel, confira aqui!
Como copiar e colar apenas itens visíveis?
Se você agrupou as informações da planilha e deseja copiar e colar em outro local apenas as informações que estão visíveis, saiba que não será possível apenas copiando e colando estas informações. Ao copiar e colar, toda a planilha será copiada, não apenas as informações que estão visíveis. E para copiar e colar apenas as linhas visíveis, você precisará realizar as seguintes etapas:
1. Selecione as informações que você deseja colar em outro local:
2. Em seguida, acesse a guia Página Inicial > Localizar e Selecionar e escolha a opção Ir para Especial:
3. Na caixa de diálogo Ir para especial, selecione a opção Somente células visíveis e clique em Ok:
4. Agora use a tecla de atalho Ctrl + C para copiar as informações e, em seguida, vá até o local onde deseja colar os dados e cole usando o atalho Ctrl + V:
Pronto! O Excel colou apenas as informações visíveis.
Confira também as seguintes dicas de Excel:
- Tabela dinâmica no Excel – Um tutorial passo a passo
- Subtotal no Excel – Como inserir, usar e remover
- Copiar Formatação Excel | Diferentes opções
- Como Colocar Borda no Excel
- Função SUBTOTAL | Como Usar?
E então, o que achou da dica de hoje para agrupar linhas no Excel? Caso tenha ficado com alguma dúvida, basta deixar o seu comentário abaixo!