Como Controlar Alterações no Excel | Passo a Passo

Quer aprender a controlar alterações no Excel? Então você está no lugar certo!

Se você trabalha com um arquivo do Excel que precisa ser atualizado ou revisado por outras pessoas, então a opção de acompanhar e controlar as alterações pode ser muito útil.

Você também pode usar esse recurso quando estiver atualizando um arquivo e precisar manter um registro de todas as alterações feitas por você mesmo, podendo ser útil quando você for revisá-lo algum tempo depois.

Mas afinal, como controlar alterações em planilhas do Excel? Acompanhe os detalhes a seguir para dominar este assunto.

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Como controlar alterações no Excel?

Quando se trata de controlar alterações no Excel, existe um recurso conhecido como Realçar Alterações. Por padrão, esse recurso está desabilitado no Excel, ou seja, se você compartilhar uma planilha com outro usuário, não terá nenhuma informação a respeito das alterações realizadas.

Abaixo estão as etapas para ativar o controle de alterações no Excel.

• Acesse a guia Revisão > Controlar Alterações > Realçar Alterações…

• Na caixa de diálogo Realçar alterações, marque a opção – ‘Controlar alterações ao editar. Também compartilha sua pasta de trabalho ‘. Você também pode especificar as opções ‘Quando:‘, ‘Autor:‘ e ‘Onde:‘. Para este tutorial, iremos manter com as configurações padrão.

• Clique em OK para finalizar.

Ao seguir as etapas acima, o Controle de Alterações será ativado e agora o Excel destacará qualquer alteração feita na pasta de trabalho.

Importante: Para esta opção funcionar, você precisa ter a pasta de trabalho salva em seu sistema ou em uma unidade de rede. Se o arquivo não tiver sido salvo, ele primeiro pedirá que você o salve antes de ativar a opção “Controlar alterações”. Se o arquivo já estiver salvo, ele ainda será salvo antes de ativar o rastreamento.

Como funciona o Controle de Alterações no Excel?

Após ativar o controle de alterações no Excel, sempre que você ou qualquer usuário que acessar a pasta de trabalho fizer qualquer alteração, ela ficará destacada com uma borda azul e obterá um pequeno triângulo azul na parte superior esquerda da célula (semelhante ao triângulo vermelho que você vê quando insere um comentário em uma célula).

Por exemplo, abaixo temos uma planilha com dados fictícios de vendas onde realizamos algumas alterações na coluna B (célula B6 e B10).

Ao passar o cursor do mouse sobre a célula que tem uma alteração, ela mostra uma mensagem que especifica qual é a alteração, quem fez a alteração e quando foi feita.

Observe que quando o Controle de Alterações está ativo no Excel, a pasta de trabalho é compartilhada e alguns dos recursos são desativados automaticamente. Por exemplo, você não poderá proteger uma planilha quando o Controle de Alterações estiver ativado. Você notará que algumas das opções da faixa de opções ficarão desabilitadas.

Obtendo uma lista de todas as alterações

Se você tiver uma pasta de trabalho que tenha muitas alterações feitas, então pode ser interessante obter uma lista de todas as alterações realizadas.

Abaixo estão os passos para obter uma lista de todas as alterações realizadas em sua planilha:

• Salve a pasta de trabalho para que as alterações feitas também sejam salvas.
• Acesse a guia Revisão > Controlar Alterações > Realçar Alterações…

• Na caixa de diálogo “Realçar alterações”, marque a opção – “Listar alterações em uma nova planilha“. Na opção ‘Quando’, você pode especificar se deseja que todas as alterações ou alterações não sejam revisadas ou ‘alterações desde a última gravação’.

• Para finalizar, clique em OK.

Com essas etapas, será criada uma nova planilha que listará todas as alterações que você fez.

Aceitando ou rejeitando alterações

Quando se trata de controlar alterações no Excel, é preciso ter em mente que quando as alterações são feitas, elas não são definitivas até que o autor da pasta de trabalho revise essas alterações. Isso pode ser útil quando você tiver o arquivo revisado de seu colega / chefe / cliente e tiver que decidir quais alterações devem ser mantidas e quais devem ser rejeitadas.

Abaixo estão as etapas para aceitar ou rejeitar alterações no Excel:

• Acesse a guia Revisão > Controlar Alterações > Aceitar/Rejeitar Alterações

Na caixa de diálogo “Selecionar alterações a serem aceitas ou rejeitadas”, especifique as opções Quando, Quem e Onde.

• Em ‘Quando‘ você pode selecionar todas as alterações que não foram revisadas ou especificar uma data.
• Em “Quem“, você pode selecionar as alterações que deseja analisar.
• Em ‘Onde‘, você pode selecionar um intervalo de células nas quais deseja revisar as alterações.

• Clique OK. Isto irá abrir a caixa de diálogo ‘Aceitar ou rejeitar alterações’.
• Na caixa de diálogo “Aceitar ou rejeitar alterações”, você pode aceitar alterações uma a uma ou aceitar / rejeitar todas as alterações de uma só vez.

Se você rejeitar uma alteração, ela será revertida para o valor original. Note que quando você aceita uma alteração, não é possível desfazê-la.

Desabilitando o controle de alterações no Excel

Depois que seu trabalho for finalizado, você poderá desativar o recurso para controlar alterações no Excel. Isso removerá qualquer caixa azul existente nas células e interromperá o rastreamento de quaisquer outras alterações feitas na sua planilha.

Abaixo estão os passos para desabilitar o Controle Alterações no Excel:

• Acesse a guia Revisão > Controlar Alterações > Realçar Alterações…

• Na caixa de diálogo “Realçar alterações”, desmarque a opção – “Controlar alterações ao editar. Também compartilha a pasta de trabalho ‘.

• Clique em OK.
• Você verá um aviso conforme mostrado abaixo. Clique em Sim.

Diferença entre comentários e controle de alterações

Muitas pessoas preferem utilizar o tradicional recurso de comentários quando se trata de revisar o trabalho de outras pessoas no Excel.

Abaixo separamos algumas das principais diferenças entre o recurso de comentários e a ferramenta de Controle de Alterações para que você possa escolher a melhor opção para a sua necessidade:

• Você não precisa editar o conteúdo de uma célula para deixar um comentário. O Controle de Alterações, por outro lado, insere uma nota sempre que houver alguma alteração na célula.
• Adicionar comentário é um processo manual, enquanto o Controle de Alterações, quando ativado, registra automaticamente tudo o que acontece na planilha.
• Quando você habilita o Controle de Alterações no Excel, algumas das funcionalidades ficam desabilitadas. Este não é o caso dos comentários.

Confira também as seguintes dicas de Excel:

• Excel para Word: 4 Maneiras de Copiar uma Tabela
• Atingir Meta no Excel – Como usar essa Ferramenta?
• Consolidar no Excel – Como Juntar Várias Planilhas
• Segmentação de Dados no Excel – Passo a Passo

E então, o que achou da dica para controlar alterações no Excel? Deixe o seu comentário abaixo, gostaríamos muito de conhecer a sua opinião! Para conferir mais dicas de Excel, continue acompanhando o Excel Easy!