Como Fazer Mala Direta no Excel: Guia Passo a Passo

dezembro 4, 2024 admin 0 comentários

Quer aprender como criar Mala Direta no Excel de forma simples e eficiente? Este tutorial é perfeito para você!

A mala direta é uma poderosa ferramenta para enviar comunicações personalizadas a públicos específicos, como campanhas de marketing, convites para eventos ou notificações importantes. Ao integrar o Excel com o Word, é possível automatizar a criação de documentos personalizados em grande escala, economizando tempo e esforço.

Neste guia passo a passo, você aprenderá como configurar e utilizar o Excel e o Word para criar malas diretas com praticidade e rapidez. Prepare-se para simplificar suas tarefas e gerar documentos personalizados com poucos cliques. Confira!

O que é Mala Direta?

A mala direta é uma estratégia eficaz para transmitir mensagens personalizadas a grupos específicos de pessoas, sendo aplicável em formatos impressos ou digitais.

Devido a sua versatilidade, é possível utilizá-la em diversas situações, como o envio de promoções exclusivas para clientes, campanhas publicitárias ou comunicados internos em empresas. Essa abordagem garante uma comunicação direta, alinhada às necessidades de cada destinatário.

Entre as principais características da mala direta, destacam-se:

Segmentação: O público é selecionado com base em critérios como interesses, localização ou comportamento.
Personalização: As mensagens são adaptadas aos destinatários, incluindo informações específicas, como o nome.
Objetividade: Cada mensagem apresenta um objetivo claro e direto, garantindo maior eficiência na comunicação.

Mala Direta no Excel

No Excel, podemos usar a mala direta para criar um lote de documentos personalizados para cada um dos destinatários como, por exemplo, cartas, informativos, comunicados e até mesmo etiquetas.

É importante destacar que, para criar uma mala direta, é necessário integrar o Excel ao Word. Nesse processo, os dados armazenados no Excel, são vinculados ao modelo desenvolvido no Word, permitindo que as informações sejam inseridas automaticamente nos documentos personalizados.

Se você deseja aprender como fazer a mala direta no Excel, confira o passo a passo nos tópicos a seguir!

Como criar Mala Direta no Excel?

Para demonstrar como utilizar a mala direta no Excel, vamos criar mensagens personalizadas para convocar colaboradores a uma reunião. Cada mensagem incluirá informações específicas, como data, horário e local. Com a ajuda da mala direta, será possível gerar todas as mensagens de forma automatizada e eficiente.

Confira o passo a passo completo e veja como é simples!

Passo 1: Organize os dados em uma tabela do Excel

O primeiro passo para criar mala direta é organizar os dados em uma tabela do Excel. Neste exemplo, precisamos das seguintes informações: Colaborador, Setor, Data da reunião, Local e Horário.

Detalhes importantes para se lembrar:

Certifique-se de que a primeira linha contém os títulos das colunas.
Salve o arquivo com um nome claro. Por exemplo, Informações Mala Direta.
As colunas na planilha devem corresponder aos campos que você deseja usar em uma mala direta.
Verifique se a sua lista não contém linhas ou colunas em branco entre os dados. Linhas ou colunas em branco podem causar confusão no Word, fazendo com que ele interprete como sendo o final da sua lista.

Passo 2: Crie o modelo do convite

Após criar a sua lista no Excel, abra um novo documento no Word e crie o modelo desejado. Neste exemplo, criamos um convite conforme mostrado na imagem abaixo:

Nota: Neste exemplo, as informações que serão importadas do arquivo de Excel, foram destacadas de vermelho para melhor visualização.

Passo 3: Escolha o tipo de mala direta

O Microsoft Word fornece diferentes modelos de mala direta como, por exemplo, Cartas, Mensagens de E-mail, Etiquetas, etc. Nesta etapa, você deverá selecionar o tipo de mala direta desejada e, para isto, basta acessar a guia Correspondências > Iniciar Mala Direta.

Neste exemplo, selecionaremos o modelo Cartas.

Passo 4: Selecione os destinatários

Em seguida, acesse a guia Correspondências, escolha Selecionar Destinatários > Usar uma lista existente:

Passo 5: Conecte a planilha do Excel e o documento do Word

Ao clicar em Usar uma lista existente, a janela para selecionar a fonte de dados irá abrir. Selecione a planilha de Excel criada no Passo 1.

Feito isso, na janela Selecionar tabela, selecione a tabela desejada. Como neste exemplo temos apenas uma tabela, iremos clicar em Ok:

Importante: Ao definir a conexão entre a planilha do Excel e o documento do Word, você garante que sua fonte de dados da mala direta seja atualizada automaticamente sempre que alterações forem feitas no arquivo de Excel que contém os detalhes dos destinatários. Para realizar alterações no arquivo de Excel, primeiro salve e feche o arquivo de Word.

Passo 6: Insira os campos de mesclagem

Agora vamos selecionar cada trecho que iremos substituir pelas informações da planilha. Para isso, selecione o trecho a ser substituído, vá até a opção Inserir Campo de Mesclagem e selecione o nome correspondente, veja o exemplo abaixo:

Passo 7: Visualize o resultado

Para visualizar o resultado, e conferir se todas as informações aparecem corretamente no comunicado, na guia Correspondências, clique no botão Visualizar Resultados. Ao lado você verá algumas setas que poderão ser usadas para alternar entre os destinatários, veja abaixo:

Passo 8: Concluir mala direta

Se todas as informações estiverem corretas basta ir até a opção Concluir e Mesclar. Aqui você irá escolher o que deseja fazer com as cartas contendo os comunicados, por exemplo, enviá-las por e-mail, imprimir ou editar o documento individualmente. Neste exemplo, iremos selecionar o opção Imprimir Documentos:

Ao escolher a opção de impressão você poderá imprimir todos os comunicados de uma só vez, veja o exemplo:

Ao criar a mala direta você poderá agilizar a tarefa de criar comunicados, cartas, etiquetas, entre outros, sem a necessidade de criar individualmente cada documento.

Dicas importante para se lembrar

Ao criar uma mala direta no Excel, é importante tomar alguns cuidados para garantir que o processo seja eficiente e os resultados sejam precisos. Confira abaixo alguns pontos importantes:

Verifique a ortografia e os dados: Certifique-se de que os campos estejam corretos e atualizados.
Estruture a planilha corretamente: Use títulos claros para facilitar a identificação na hora de realizar a correspondência com o Word.
Revise o documento: Sempre faça uma simulação com alguns registros para verificar se os campos estão sendo preenchidos corretamente. Aproveite e envie uma cópia teste para você mesmo antes de enviar para os demais destinatários.
Faça uma cópia da planilha original: Antes de iniciar a integração, salve uma cópia da planilha para evitar perder informações importantes.

Confira também as seguintes dicas de Excel:

E então, o que achou do tutorial para criar mala direta no Excel? Deixe o seu comentário abaixo, gostaríamos muito de conhecer a sua opinião! Para conferir mais dicas de Excel, continue acompanhando o Excel Easy!