XML no Excel: tudo o que você precisa saber

Se você deseja saber como abrir, editar e exportar arquivos de XML no Excel, então este post é para você!

Mas afinal, você sabe o que é XML? Quem trabalha com a emissão de Nota Fiscal Eletrônica, provavelmente já deve ter ouvido falar sobre essa sigla. E apesar de ser um tipo de arquivo muito usado, a grande maioria das pessoas não conhece ou não sabe qual a sua finalidade.

E foi pensando nisso que criamos este artigo onde mostraremos o que é o XML e como é possível manipulá-lo usando o Excel. Confira!


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O que é XML?

A sigla XML vem do inglês eXtensible Markup Language e representa basicamente uma linguagem de marcação recomendada pela W3C para a criação de documentos organizados de forma hierárquica como textos, banco de dados e até mesmo desenhos vetoriais.

O principal objetivo dos arquivos XML é facilitar o compartilhamento de informações através da internet, pois a estrutura dos arquivos em XML é reconhecida por diversas linguagens. Um bom exemplo são as notas fiscais eletrônicas que podem ser visualizadas e manipuladas em diversos softwares diferentes graças aos arquivos XML.

Se você ainda não é familiarizado com arquivos XML, confira aqui este exemplo.


Como abrir um arquivo XML no Excel

Os arquivos XML são organizados de maneira simples e podem ser editados diretamente no próprio arquivo bastando abri-lo no Bloco de Notas do seu computador, por exemplo. No entanto, se você não possui conhecimentos adequados, isso pode ser trabalhoso e demorado. Mas a boa notícia é que existe a possibilidade de abrir um arquivo XML no Excel e editá-lo facilmente. Confira o passo a passo:

1. Abra o Excel e acesse a guia Aquivo>Abrir. Se preferir, use as teclas de atalho Ctrl + O;

2. Na janela que se abrir, selecione o arquivo .xml desejado e clique no botão Abrir.

3. Ao abrir o arquivo, será mostrado uma janela de diálogo contendo três opções para começar trabalhar com o Excel. Confira cada uma dela:

abrir arquivo XML no Excel

Como uma tabela XML: Opção recomendada para abrir o arquivo com todas as colunas e informações que ele possui.

como fazer para abrir XML no Excel

Como pasta de trabalho somente leitura: Essa opção serve apenas para leitura e não é possível realizar filtros ou edições no arquivo neste caso.

Como editar XML no Excel

Usar o painel de tarefas Código-fonte XML: Nessa opção o Excel faz a leitura e mapeamento de todos os campos do arquivo XML e exibe um painel onde é possível selecionar cada um deles manualmente e manipulá-los. Essa opção é interessante quando você já sabe quais campos terá que editar, assim basta selecionar apenas o que for necessário, semelhante a uma tabela dinâmica.

Como usar o XML no Excel

Note: Caso queira selecionar apenas alguns campos específicos, basta selecionar o campo e arrastá-lo para a célula desejada conforme mostrado abaixo:

Importar arquivo XML no Excel

Após escolher os campos desejados, será necessário importar os dados do arquivo que serão adicionais conforme os campos que você escolheu. Para isso, basta selecionar qualquer célula que esteja uma linha abaixo dos campos adicionados. Clique com o botão direito do mouse e selecione XML>Importar. Na janela que se abrir, escolha o arquivo XML. Veja o exemplo abaixo:

Como editar arquivo XML com o Excel


Como exportar um arquivo XML do Excel

Uma vez que você importou os dados XML e realizou os ajustes necessários, provavelmente você irá querer exportar ou salvar os dados em um arquivo XML. Para isso, siga os seguintes passos:

1. Acesse a guia Desenvolvedor e no grupo XML clique em Exportar. (Veja aqui como habilitar a guia Desenvolvedor).

2. Caso uma pequena caixa de diálogo seja aberta, clique no mapa XML que você deseja exportar e clique em OK. Essa janela aparece quando uma tabela XML não está selecionada ou quando você está com mais de um mapa XML aberto.

3. Na caixa de diálogo Exportar XML grande, dê um nome para o arquivo a ser exportado e clique em Exportar.

IMPORTANTE: Ao trabalhar com XML no Excel, existe um limite de número de linhas que podem ser exportadas. Isso significa que se você usar o Excel para exportar XML, será possível salvar no máximo 65.536 linhas. Caso o arquivo contenha mais de 65.536 linhas recomendamos esses procedimentos.

 

E então, vou como é fácil trabalhar com arquivos XML no Excel? Normalmente os arquivos XML contém muitas informações e o Excel acaba sendo uma ótima ferramenta para visualizar, editar e salvar esses dados. Siga essas dicas e tenha um ótimo trabalho!

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