Etiquetas no Excel – Aprenda a criar e imprimir

Quer aprender a criar etiquetas no Excel? Então esse tutorial é para você!

Sabemos que o Excel é um software ideal para se trabalhar com fórmulas, gráficos e análise de dados. No entanto, muitos usuários desconhecer a possibilidade de criar etiquetas usando o Excel e o Word e é justamente isso que mostraremos neste tutorial.

Se você tem uma lista de contatos, por exemplo, é possível usá-la junto com o Microsoft Word para criar etiquetas de endereçamento em questão de minutos. Quer saber como? Então confira os detalhes a seguir:


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Como criar etiquetas no Excel – Passo a passo

Para criar etiquetas no Excel siga os passos abaixo:

  1. Prepare a lista de endereços no Excel
  2. Criando a matriz das etiquetas
  3. Conectar-se à lista de endereços do Excel
  4. Selecione os destinatários
  5. Imprima as etiquetas de endereço
  6. Salve as etiquetas para uso posterior

Passo 1. Preparando a lista de endereços no Excel

O primeiro passo para criar etiquetas no Excel é simplesmente criar a sua lista de endereços corretamente. Para isso, insira um título na primeira célula de cada coluna para descrever os dados da respectiva coluna de maneira clara. Crie uma coluna para cada elemento que você deseja incluir na etiqueta. Por exemplo:

Primeiro nome
Último nome
Endereço
Cidade
Estado
CEP

Criar etiquetas no Excel

Em seguida insira os dados conforme exemplo abaixo:

lista de endereços - etiquetas no Excel

Dicas:

  • Crie nomes claros e auto-explicativos para as suas colunas do Excel para que possam ser localizados rapidamente no documento de Mala Direta do Word.
  • Procure sempre separar as informações dos destinatários em pequenos pedaços. Por exemplo, é melhor criar duas colunas separadas para nomes e sobrenomes em vez de uma única coluna Nome.
  • Verifique se a sua lista não contém linhas ou colunas em branco. Linhas ou colunas em branco podem causar confusão no Ms Word, fazendo com que ele interprete como sendo o final da sua lista.



Passo 2: Criando a matriz das etiquetas

O próximo passo para criar etiquetas é simplesmente abrir o Ms Word para criarmos a matriz onde serão impressas as etiquetas. Para isso siga as etapas abaixo:

  • Abra um novo documento em branco no Ms Word
  • Acesse a guia Correspondências > Etiquetas

Mala direta - etiquetas no Excel

  • A caixa de diálogo ‘Envelopes e Etiquetas’ será aberta. Clique na aba Etiquetas e em seguida clique em Opções.

Como criar etiquetas no Excel com mala direta

  • Na janela ‘Opções de etiqueta’ você poderá selecionar o tipo de etiqueta que deseja criar, selecionando a lista “Fornecedores de etiquetas” e “Número do produto”. Se preferir criar uma etiqueta personalizada, basta clicar no botão Nova etiqueta… Para este exemplo, iremos usar um modelo pronto, mas você poderá criar modelos conforme a sua necessidade.
  • Para finalizar, clique em OK.

Configurar etiquetas no Excel

  • Observe que a etiqueta escolhida será exibida na caixa de diálogo ‘Envelopes e Etiquetas’. Clique no botão Novo documento para dar continuidade.

Gerar etiquetas no Excel

  • Pronto! Agora nossa matriz de etiquetas está criada e deverá será exibida em um novo documento do Word.

Matriz de etiquetas no Excel

Dicas:

  • Salve a sua matriz para ser usada posteriormente sempre que desejar. Assim você economizará os passos mostrados anteriormente.
  • Se você pretende criar etiquetas personalizadas, recomendamos conferir as dicas da PIMACO com relação às dimensões de etiquetas.



Passo 3: Conectando a lista de endereços do Excel

O próximo passo é conectar a matriz à nossa Pasta de Trabalho que contém os endereços. Para isso, siga as seguintes etapas no Microsoft Word:

  • Acesse a guia Correspondências > Selecionar Destinatários > Usar uma Lista Existente… 

Conectando a lista de endereços do Excel

  • Escolha a sua lista de endereços criada no Passo 1
  • O Word solicitará que você escolha a tabela que contém a sua lista. No exemplo abaixo temos apenas uma tabela, mas caso você tenha outras tabelas em sua Pasta de Trabalho, basta selecionar a opção desejada. Clique em OK para finalizar.

Observação: Não se esqueça se selecionar a caixa onde diz: Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna.

Conectando a lista de endereços do Excel

Passo 4: Selecionando os destinatários

Agora que você já conectou a sua planilha à matriz, basta criar os campos que estarão presentes nas etiquetas. Para isso, siga as etapas abaixo:

  • No Ms Word, selecione o espaço onde será criada a primeira etiqueta. Em seguida, acesse a guia Correspondências > Inserir Campo de Mesclagem. Escolha o campo a ser inserido conforme mostrado abaixo.

montar etiqueta no Excel

  • Copie e cole os campos para a próxima etiqueta.

Etiquetas personalizadas no Excel

Observe que se aplicarmos esse modelo para todas as etiquetas, teremos todas as etiquetas com a mesma informação (ou seja, todas as etiquetas com os dados da primeira linha da tabela). Para isso que isso não ocorra, basta criar uma regra conforme mostrado abaixo.

Mala direta - criando etiquetas com o Excel

Agora basta replicar a segunda etiqueta para todas as demais da folha.

Pronto! Agora nossa Mala Direta está finalizada. Para visualizar os resultados, basta acessar a guia Correspondências > Visualizar Resultados.

Dica: Para inserir um logotipo para as etiquetas, clique na guia Inserir > Grupo Ilustrações > Imagens, navegue até o local da imagem e clique Inserir. Arraste as alças de seleção ao redor da imagem para redimensioná-la conforme desejar. Copie e cole a imagem para as demais etiquetas. Veja o exemplo abaixo:

Criar etiquetas no Excel


Passo 5: Imprimindo etiquetas

Para imprimir as etiquetas, basta acessar a guia Correspondências > Concluir e Mesclar > Imprimir Documentos…

 Imprimindo etiquetas Excel

Decida se deseja imprimir todas as suas etiquetas de endereçamento, atuais ou específicas.

Passo 6: Salvando as etiquetas

Se você quiser imprimir as mesmas etiquetas em algum momento no futuro, você tem duas opções:

Opção 1: Salvar o documento de mala direta conectado à lista de endereços do Excel

Clique no botão Salvar ou pressione Ctrl + S para salvar o documento do Word da maneira usual. O documento de mala direta será salvo “como está”, ou seja, conectado ao seu arquivo de origem do Excel. Se você fizer alterações na lista de distribuição do Excel, suas etiquetas de endereço no Word serão atualizados automaticamente.

Na próxima vez que você abrir o documento, o Word perguntará se você deseja mesclar as informações do arquivo de dados do Excel. Clique em Sim para mesclar etiquetas do Excel para o Word.

Se você clicar em Não, o Word irá interromper a conexão entre o documento e o arquivo de dados do Excel e substituirá os campos de mala direta pelas informações do primeiro registro.

Opção 2: Salvar etiquetas mescladas como texto

Se você deseja salvar as etiquetas mesclados como o texto normal, acesse a guia Correspondências > Concluir e Mesclar > Editar Documentos Individuais…

Na caixa de diálogo Mesclar para novo documento, especifique quais etiquetas deseja mesclar. Quando você clicar em OK, o Word abrirá as etiquetas mescladas em um documento separado. Você pode fazer qualquer edição lá e, em seguida, salve o arquivo como um documento do Word.

Leitura recomendada:

E então, o que achou do tutorial para criar etiquetas no Excel? Deixe o seu comentário abaixo, gostaríamos muito de conhecer a sua opinião! Para conferir mais dicas de Excel, continue acompanhando o Excel Easy!